Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Организация проверки делопроизводства.

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем valeo, 22 мар 2015.

  1. На наше предприятие пришёл новый директор. Он поставил задачу руководителям подразделений провести полную проверку наличия всего имущества, которое подлежит передачи, в том числе и делопроизводства. Результаты проверок нужно оформить документально. Подскажите, пожалуйста, как лучше организовать и провести проверку в делопроизводстве, на что нужно уделить особое внимание? Раньше с такой ситуацией никогда не сталкивался.
     
  2. Если речь идет об инвентаризации ТМЦ - это одно, документация - немного другое. Проверка делопроизводства, например на нашем предприятии, заключается в сверке реестров документации и фактического ее наличия/оформления. Например, есть журнал учета распоряжений, исходящих, входящих и т.п. Проверяется наличие фактических документов с такими же номерами, соответствие сроков хранения, формы, наличия всех необходимых подписей, соответствие дат документов.
     
  3. В данном случае речь идёт именно о проверке документации. Что проверять - в принципе, понятно, а вот как эту проверку правильно организовать - возникает много вопросов.
     
  4. Приказом создаётся комиссия из трех-пяти человек. В приказе указываются параметры проверки (необходимые требования и перечень документов), сроки проверки. Обратить внимание нужно на наличие важных документов: статутные, договора, по предприятию, финансовые. кадровые. После проверки составляется Акт и вывод о состоянии делопроизводства.
     
  5. Спасибо за розъяснение по организации проверки. А по какой форме составляется Акт проверки, что в нём нужно указывать?
     
  6. У вас в организации нет инструкции о ведении делопроизводства? Акт подобный всем проверочным Актам. Директор решает о его подробности/краткости. Если у вас никто особо не понимает в делопроизводстве (основные правила ведения и соответствия нормам), то ваш Акт будет больше похож на перечень "принял/сдал". В этом случае (если у директора именно такова цель) нужно сделать опись всех имеющихся дел, журналов, с указанием номеров от/до, кол-ва листов.
     
  7. Что-то подобное инструкции у нас есть, но это подобие какое-то не конкретное. Спасибо за совет. Так результаты проверки и оформим.
     
  8. #8 Виктор Найгоф, 30 мар 2015
    Последнее редактирование: 30 мар 2015
    Качество ведения делопроизводства значительно влияет на работу предприятия (организацию) в целом.Оно способствует сохранению материальных ценностей,способствует правильному и своевременному ведению переписки,ответы на жалобы и заявления людей в указанные сроки,оприходованию материальных ценностей и так далее.Чтобы правильно организовать делопроизводство необходимо конкретно изучить руководящие документы.приказы и наставления
     
  9. Обычно, когда приходит новый директор, он привлекает внешний аудит делопроизводства. Независимая комиссия всегда надёжнее. Внутренний аудит, обычно проводится внепланово, для поддержания общего порядка в документах.
     
    olya нравится это.
  10. Я вот согласна с предыдущим автором. Директор - новый для организации человек и разумнее будет, если проверку документации он поручит независимой аудиторской компании. Она сможет выявить недостатки и подскажет как устранить проблемы. А внутренняя проверка может внести раздор в давно сформировавшемся коллективе.
     
  11. Новому директору проверка нужна с целью зафиксировать все, что до него было и отмежеваться от ответственности "за грехи" (если они были, конечно. Пронумеруйте все документы, сделайте опись на каждой папке. И закрепите все актом. Этого должно хватить.
     
  12. Это идеальный вариант представить новому директору документы, которые были созданы и получены за время работы предыдущего руководителя.
     
  13. Советую брать отпуск если начинается проверка или еще что либо другое. Лучше недельку отдохнуть дома нежели мучатся с комиссиями.
     
    Наталья06072015 нравится это.