Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Умеете ли вы планировать?

Тема в разделе "Психология", создана пользователем Наталия, 27 фев 2015.

  1. Работа секретаря заключается в решении огромного количества дел. Поделитесь опытом, как вы справляетесь с потоком заданий? Я вот осознала, что совершенно не умею планировать. Точнее, планировать могу, а выполнять запланированное получается не всегда. Как на работе, так и в жизни. Мне кажется, планировать можно только тогда, когда сам себе принадлежишь. Но когда руководитель начинает подкидывать целую кучу срочных заданий, которые не вписываются в составленный план, приходится от этого плана отказываться. В итоге запланированные дела остаются невыполненными и появляется чувство досады и неудовлетворенности.
     
    Alena нравится это.
  2. Здравствуйте, коллеги-секретари. Я всегда стараюсь планировать все свои дела, а тем более работу. Мне удобнее пользоваться списками. Каждую пятницу составляю список важных дел на неделю, с разбивкой по дням. Каждый день списки корректирую, вношу поправки. Стараюсь, чтобы не было срочных дел, только важные и не очень важные. Веду списки "вручную", мне так удобнее. Выполненные дела вычеркиваю. Пользуюсь маркерами. Сейчас изучаю программу "Эверноут".
     
  3. Я работу специально не планирую. В ежедневнике я фиксирую предстоящие события, чтобы ориентироваться и иметь представление так сказать о "завтрашнем" дне. У меня есть приблизительный распорядок дня, но шеф постоянно вносит в него корректировки, при чём зачастую внеплановые, поэтому с планированием работы у меня не получается.
     
  4. Не смотря на то, что я сейчас птица вольная, свои трудовые будни я стараюсь планировать. Добиться успехов, когда ты работаешь сам на себя не так и легко. Нужен постоянный контроль и самодисциплина. Форум секретарей всегда помогает советами. Девочки, благодарю)
     
  5. Обязательно вечером составляю план работы на завтра. Конечно, часто бывает, что в течение дня планы приходиться корректировать, но важные и срочные дела я стараюсь не откладывать, ведь шеф потом может срочно потребовать отчет и его не волнует, что я была занята выполнением других его поручений.
     
  6. План создается сам собой исходя из количества срочных заданий. Если что-то не успела сделать - переносится на следующий день. Лично я иногда пишу обычные записки. После выполнения выбрасываю и стараюсь чтобы к окончанию рабочего дня стол был числ и стикеров не оставалась.
     
  7. У меня настольная книга -" Планирование выполнения важных дел". Без нее очень тяжело не упустить какого-либо мероприятия. На протяжении дня руководствуюсь ею, вычеркивая выполненные пункты и, добавляя новые.
     
  8. Я всегда свою работу планирую. Лучше всего правильно распределить время на выполнение каждого отдельного задания. Ведь порой мы не успеваем делать объём работы из-за отсутствия времени. Имеет значение также и отсутствие посторонних разговоров не по теме на рабочем месте. Они также сокращают время выполнения работы. Безусловно, что появляются непредвиденные поручения от руководителя. С ними стоит также справляться быстро.
     
  9. При планировании всегда учитываю дела, которые необходимо делать каждый месяц. У меня есть ряд документов, которые подшиваются ежемесячно. Раньше я подшивку откладывала на конец рабочего дня. И часто, не могла найти свободное время неделями. Сейчас, стараюсь это делать утром. Заметила, что первый час работы обычно загружен мало, стараюсь продуктивно его использовать. В итоге, дела не накапливаются, в документах полный порядок. Коллеги-секретари, спасибо, что делитесь опытом!
     
  10. У меня всегда были проблемы с планированием. В основном из-за того, что вокруг слишком много "начальников", каждый норовит подкинуть какие-нибудь задачки. Но важные срочные задания я помечаю на небольших ярких записочках, которые приклеиваю на видном месте. Остальные вопросы держу в голове, возраст пока позволяет)))
     
  11. Аналогичная ситуация. Заметила, только решишь все упорядочить, составить список, выделить горящие и отложить не столь проблемные дела, обязательно происходит аврал. Весь список улетает далеко-далеко, и занимаешься абсолютно посторонними, но жутко важными проблемами. Поэтому планирую лишь шефские дела: с кем связать, какая встреча и где состоится и так далее.
     
  12. Главное при планировании нужно учесть только самые важные вещи. Иногда, даже чаще всего случаются указания сверху и тп, которые нужно выполнить немедленно и все бросают свою работу выполняя текущее задание. Я лично пользуюсь календарем, в нем записываю предстоящие дела.
     
  13. На работе все стараюсь планировать, создаю списки дел, а потом пытаюсь придерживаться. Иначе, будет хаос, куча непонятных дел, задания, так можно совсем ничего не успевать.
     
  14. У меня всегда под рукой мой главный помощник - ежедневник. Там все прописано. Когда бывают внеплановые задания от директора, которые очень срочные, лучше отложить все остальное и выполнить их. Слышала очень удобно вести ежедневник в компьютере, но для меня удобней на бумаге.
     
  15. Аналогично веду бумажный ежедневник. Там же отмечаю маркером выполненные поручения, дописываю изменения. Всегда со мной и всегда под рукой.
     
  16. Планировать нужно обязательно, иначе точно ничего не успеешь. А для секретаря это особенно важно. Ведь в обязанности секретаря входит не только выполнение своих дел, но и планирование рабочего дня начальника. Мне очень нравится функция оповещения в Outlook. Пишешь для себя, когда и что нужно сделать. Если вдруг свалится на голову непредвиденная срочная работа, то просто переставляешь время напоминания. И через пятнадцать или сколько там минут снова видишь на экране напоминалку. Очень дисциплинирует. Тем более, что многие дела приходится делать ежедневно/еженедельно/ ежемесячно. просто меняешь дату в календаре и все. Ну и бумажный ежедневник никто не отменял. На совещаниях, да и просто, когда начальник задания дает, в него все записываю, чтобы не забыть.
     
  17. А я не очень люблю бумажные ежедневники, мне сложно в них ориентироваться. Ведь по мере выполнения дел можно запутаться в зачеркнутых заданиях, потерять самое важное. Уж я люблю почеркать. :rolleyes: Поэтому в последнее время я стала использовать обычный список дел, набранный в Word. Если задание выполнено, его можно спокойно удалить, на его место "подтянутся" другие строчки из списка. И глаз не будет цепляться за зачеркнутые пункты. Тем более, что в Word можно выделять маркером приоритеты. А еще делать кучу резервных копий, чтобы список дел не потерялся. Главный недостаток - отсутствие календаря и напоминалок, в отличие от Outlook.
     
  18. Все успеваю Пусть даже у меня будет трое детей, я бы все равно научилась планировать свой день. Это кажется трудным, потом начинаешь шевелиться, что даже еще время на отдых остается..