Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Поездки

Тема в разделе "Организация мероприятий", создана пользователем Ева Дитковските, 21 янв 2015.

  1. Здравствуйте,формучане-секретари!
    Вы то уж,наверняка,сталкивались с такими задачами, как бронирование гостиничных номеров и покупка билетов на самолет для перелета и проживания своего руководителя.
    Отсюда у меня к Вам,более опытным и знающим,вопрос...
    Как Вы выбираете класс в самолёте, как выбираете авиакомпанию..Как выбираете гостиницу и номер в ней стандарт,люкс или какой-то особенный?
    И еще,в поездку планируется,что я езжу вместе с руководителем.Здесь тоже неясно - нужно заказывать два одноместных одинаковых,или же два одноместных - один лучше,другой проще; или же двухкомнатный номер.
    В общем - ничего не ясно.
    Расскажите о своём опыте в этом направлении,пожалуйста!
    Интересна ЛЮБАЯ информация!
     
  2. Вообще такого формата вопросы решает руководитель, не на уровне исполнения, а на уровне выбора. В конце концов, он отвечает за расходованием средств. Так же очень многое зависит от его пафоса. Кто-то может выбрать для себя и секретаря два одинаковых номера, а кто-то себе люкс, а секретарю обычный. Аналогично и с местами в самолете. Задача секретаря исполнить в этом случае пожелание шефа. Ну а если речь касается прочих сотрудников, то тут все зависит от корпоративной культуры.
     
  3. #3 bambucha, 2 фев 2015
    Последнее редактирование модератором: 1 апр 2017
    Все зависит от состоятельности босса. Если у него нет больших доходов то летает он обычно эконом классом и ночует в простых гостиницах. Заметила что некоторые вообще дают секретарю кредитку с лимитов в 20-30тысяч в месяц на различные расходы. Бывали случаи что вместо билета брали и частный самолет. Главное поговорить об этом с боссом до поездки.

    Я бронирую билеты через ависэйлз, а гостиницы и отели через hotellook. Очень удобно, так как вместо того чтобы искать отдельно на озоне, букинге, островке или те же билеты по авиакомпаниям, тут можно искать одновременно сразу по всем системам бронирования и выбрать лучшее предложение.
     
  4. Спасибо большое за советы!
     
  5. Поскольку вы будете заниматься этим впервые, нужно уточнить все эти вопросы с руководителем. У каждого свои требования к комфорту. Возможно, у него есть любимые гостиницы, в которых он останавливается во время поездок в те города, где часто бывает.
     
  6. Прежде чем предпринимать какие либо действия, следует обсудить все нюансы в директором. Не следует бронировать себе номер проще. А если шеф скажет так сделать, то подумайте, а там ли вы работаете. Секретарь работает не меньше директора и является правой рукой директора. Так что все должно быть на уровне.
     
  7. Я считаю, что хотя-бы раз организовав поездку шефа, как говорится "с нуля", уже потом никаких проблем с организацией таких мероприятий не будет. Главное, не бояться спрашивать непонятные моменты. Шеф сам заинтересован в том, чтобы все нюансы поездки были организованы на должном уровне, поэтому он не откажет помочь и подсказать.
     
  8. Очень часто бронированием и всей организацией поездки занимается специальное агентство. А вы просто озвучиваете пожелания директора. Какой класс, категория номера и т.д. Тогда вам, конечно, будет проще. Но и за услуги платить придется. А сколько денег потратить на себя, и на вас, решает только руководитель.
     
  9. В первую поездку (у компании были тяжелые времена) я бронировала все самое бюджетное, и даже удостоилась похвалы за экономию. Теперь перед поездкой кладу на стол брони и описание номера и полета. Уж если что-то не устроит, начальник скажет, но пока такого не было.
     
  10. В нашей организации стоит лимит на стоимость перелета или проезда (т.е класс или купе/плацкарт) и на проживание в гостинице. Например, за номер не более 4000 т.р. за сутки. У нас заключен договор с компанией предоставляющей услуги по приобретению билетов. Я им звоню, уточняю наличие, бронирую. Затем согласую с директором, отправляю им заявку и все получаю на электронку маршрутную квитанцию (если самолет), передаю директору. С гостиницей то же самое. Звоню в какую-либо гостиницу, уточняю наличие подходящего нам номера и все. Я с руководителем в командировки никогда не ездила, но бывали случаи, когда с ним отправлялись начальники других отделов, заказывать номера только отдельные, никаких 2-х местных. Если в одной гостинце свободных номеров нет, ищу другую. У нас в уставе организации все это прописано, так как приходится за каждую копейку отчитываться перед головным предприятием.
     
  11. У нас подобные вопросы решает сам руководитель. А секретарю просто дается задание забронировать номер в конкретной гостинице и заказать билет на самолет. А еще - договориться о том, чтобы шефа встретили в аэропорту и отвезли в гостиницу. Секретаря наш директор в поездки не берет. Если что-то потребуется, то он звонит и дает задание. И принимает выполненную работу по электронной почте (сканы какие-то, расчеты, отчеты и т.д.). Двухкомнатные номера никогда не заказываем. Это дорого. Часто в командировки директор летает не один, а с внутренним аудитором и юристом. Каждому заказывается отдельный номер. Но класс номера у директора выше. Это его желание.
     
  12. Я думаю директор должен указать свои пожелания: класс перелета, уровень гостиницы, наличие дополнительных услуг и определить лимит командировки. Задача секретаря - все это оформить, заказать, забронировать.
     
  13. Хорошо, что у нас не практикуются поездки директора совместно с секретарем. В этом нет никакой необходимости. А организационные вопросы командировки руководителя уже отработаны годами, с учетом всех его предпочтений.
     
  14. Организация поездок - это обычные обязанности секретаря. Все эти вопросы нужно уточнять непосредственно у шефа. Но перед разговором нужно немного подготовиться: узнать стоимость различных номеров, время вылета и т.д.
    Если вы знаете точную дату возвращения обратно, то лутше брать сразу билеты и обратно. При этом внимательно выслушайте и запишите все условия обмена и возврата билетов - разница в пару часов может съесть или сохранить приличную сумму.
    Ещё советую узнать у бухгалтерии какие отчётные документы вам потребуются.
     
  15. А я хотела рассказать о своем позитивном опыте покупки авиабилетов и небольшом секрете в нашем деле.

    У нас директор любит вылетать самым неожиданным образом, предупреждая об этом чуть ли не перед самой поездкой. Не каждое агентство могло помочь в приобретении билетов в срочном порядке (иногда директор хочет улететь в тот же день) да и свою комиссию они всегда возьмут. Раньше мне приходилось использовать свою личную банковскую карту для покупки билетов на сайтах авиакомпаний, затем бегать, получать выписку из банка, писать заявление бухгалтеру и дай ты бог к зарплате получала компенсацию :mad:.

    Однажды я осталась совсем без денег и пожаловалась своему мужу на такую ситуацию. Он покрутил у виска пальцем и недолго думая повёл к компьютеру. Оказалось, что у нас в России действует единая система оплаты (https://www.invoicebox.ru/ru/buyer/avans.html), доступная практически на всех сайтах наших авиакомпаний (Аэрофлот, Россия, S7 и пр.) - среди способов оплаты называется "Оплата по счёту для юридических лиц".

    Как оказалось, такой способ оплаты позволяет покупать авиабилеты от имени организации даже за 6 часов до вылета. Работает это так: если время оплаты перелёта меньше 48 часов, сайт просит указать данные банковской карты, при этом деньги они только блокируют на момент оплаты счёта бухгалтером. Если время оплаты перелёта больше 48 часов, они присылают счёт на оплату.

    Так как я уже выписала порядочное число билетов таким способом, сейчас они даже не требуют от меня банковскую карту! Просто сразу присылают билеты. А наш бухгалтер - получает отчётные документы сразу по почте.

    Это моя история! :D
     
  16. Антонина права, проблем в интернете купить билет или гостиницу нет вообще.
    Я шефу поставила мобильное приложение озон тревела, он визжит! :) когда ему что надо, то сам себе заказывает - время, рейсы, цена, а счета на оплату мне падают, я теперь только плачу по безналу и никаких претензий ко мне, что сам купил - то и получил. :) В общем - все довольны.
    ps соседка вообще себе у них баллы зарабатывает на поездках сотрудников. Но у нее есть возможность платить корпоративной картой, там иностранная компания. Я тихо завидую, думаю как бы тоже наших к оплате картой подключить... если кто знает убедительный аргумент для бухгалтерии - подскажите, они жутко сопротивляются.
     
  17. #17 vjsites, 28 июл 2017
    Последнее редактирование модератором: 4 авг 2017
    Я тоже бронирую билеты через ависэйлз, а гостиницы и отели через hotellook.
    Недавно узнала о плагине Aviasales для браузера, с полезной функцией запоминания паспортных данных, теперь не надо вводить одни и те же данные и значок ависэйлз в браузере всегда под рукой.
    Плагин можно установить в браузер Google Chrome, Mazila Firefox и Opera
     

    Вложения:

    • chrome_app.png
      chrome_app.png
      Размер файла:
      126,4 КБ
      Просмотров:
      2
  18. я одна вижу противоречие между "лимитом" (читай "экономия") и неоправданным транжирством:confused:? зачем в наше время нужен агент, чтобы купить билеты или забронировать гостиницу? по мне, так лучше на три копейки комфортнее номер купить, чем выбрасывать кучу бабла на оплату услуги посредника.
     
{sape}