Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Начиная путь

Тема в разделе "Будни секретаря", создана пользователем Ева Дитковските, 14 янв 2015.

?

Как давно Вы работаете секретарем/помощником руководителя/ассистентом

  1. до 1 года

  2. 1-2 года

  3. 2-4 года

  4. более 4 лет

Результаты будут видны только после голосования.
  1. Здравствуйте уважаемые Секретари!
    Я успешно прошла собеседование и завтра у меня первый рабочий день в компании на должности "ассистент руководителя".Может быть,Вы скажете,что я пришла не по адресу, но перешерстив кучу статей я понимаю,что мои обязанности очень схожи с обязанностями секретаря.
    Опыта в этом у меня нет.Отсюда возник вопрос к Вам,уже знающим всё в этом нелегком деле!

    Как Вы начинали свой путь?С чего начинался Ваш первый рабочий день?Как Вы налаживали связь со своим руководителем?В общем,мне интересно всё-всё-всё,что касается "адаптации" в компании на должности секретаря/помощника руководителя/ассистента руководителя!

    Заранее всем очень благодарна!
     
  2. Мой первый рабочий день прошел без шефа, который в тот момент был в командировке. Так что я в основном сидела на месте и улыбалась окружающим.
    Контакт налаживала постепенно путем проб и ошибок. Хотя должна признать, мне повезло, поскольку мы с шефом что называется «сошлись характером». С коллективом было сложнее.
    По собственному опыту могу дать совет - не спешите. Больше слушайте и спрашивайте. Конечно сидеть и всего бояться/стесняться не нужно, но и проявлять гипер-активность с первого дня тоже не стоит (народ может не правильно понять).
    Удачи!
     
  3. Спасибо за ответ!
    Мой первый день прошел спокойно,без интересностей)Вообще, должность у меня даже не секретарь,а помощник руководителя по встречам,как оказалось...И не совсем то,чего я ожидала...
    С коллективом тоже получилось найти общий язык.


    Вот вчера была первая встреча,на которую ездили с руководителем.Сказал,чтобы разговаривала с ним "на ты",но я сказала,что мне так будет неудобно,и продолжила общаться "на Вы".Скажите,я правильно сделала?Или зря отказалась?
     
  4. Поздравляю! :)

    А Вы его по имени отчеству называете?
    Мне кажется, тут от ситуации зависит. К своему шефу я всегда только "на Вы" и по имени отчеству обращалась, но там и вариантов не было. С другой стороны к его заместителю я обращалась "на Вы", но просто по имени.
    Прекрасно понимаю Ваше чувство неудобства насчет правильного обращения. Попробуйте спросить, устроит ли шефа вариант "на Вы" и только по имени (без отчества) - получится своего рода микс, с которым, вероятно и Вам и Вашему шефу будет легче свыкнуться.
     
  5. Мой первый день был обычным. Коллектив большой, "заглядывали на огонек" по очереди. Все улыбались, знакомились. Считаю, что не надо ждать от начальника инициативы наладить отношения. Берите инициативу в свои руки. Старайтесь работать быстро, успевать все к сроку. Начальство пойме - на вас можно положиться.
     
  6. Да,я его называю по имени отчеству.Но я так привыкла еще с "былых" времен.У меня начальником был друг,и зачастую я называла его по имени отчеству,но на ты))))
    Думаю,в будущем,перейти на ты и спросить не против ли он)
     
  7. проблема еще в том,что меня почему-то и не нагружают...на всю работу в общей сложности у меня максимум уходит два часа в день.....
     
  8. Ой!Похвастаюсь Вам!Сегодня на меня переложили большинство админ.задач!Счастью нет предела :):):)
     
  9. :)) сложно что-то советовать, т.к. обязанности секретаря в разных компания разные. Прежде всего следует понять, какой функционал на вас возложен и уже от этого отталкиваться, изучая нужные конкретно в вашей работе правила игры.

    Из наиболее универсальных, пожалуй, можно назвать коммуникативную функцию - секретарь/помощник является своего рода связующим звеном между персоналом и руководителем. Отсюда главное качество секретаря/помощника - всех знать, знать как максимально быстро можно найти любого, по какому вопросу кого надо искать.

    Поэтому начинайте со знакомства с коллегами и составления справочника с указанием фио, должностей (обязательно сверьте наименования должностей со службой персонала, чтобы в будущем не допускать ляпов, когда в серьезном документе главный специалист АХО будет прописан "завхозом"), телефонами, в том числе мобильными, адресами эл.почты.

    Даже если подобный справочник есть, составляя свой вы
    а) знакомитесь со структурой организации, знакомитесь с фамилиями
    б) когда что-то сделал сам - знаешь где что искать. Для справочника лучше использовать Excel, а поиск осуществлять с помощью комбинации кнопок ctrl и F

    Через приемную проходит много людей. Для многих посещение приемной доведено до автоматизма: зашли, оставили/взяли документы, ушли. Они могут даже не заметить новое лицо. Не стесняйтесь спрашивать посетителей, кто они, чем занимаются в компании, по каким вопросам можно к ним обратиться. Полученную информацию фиксируйте. Нелишним будет делать пометки о характерных чертах внешности. Так легче запомнить коллег в большом коллективе. Будьте доброжелательны со всеми. Хорошие отношения со всеми сотрудниками залог будущего успеха секретаря/помощника.

    Если ваша предшественница осталась в рядах компании (перешла в другой отдел), уточните у нее предпочтения и требования шефа. Если таковой нет, используйте преимущества вашего положения (ой. Я новенькая) и уточните у шефа, каковы его требования к визитерам (нужно докладывать или доступ <к телу> свободный; кого следует пропускать и соединять по телефону в любое время, а для кого "его нет и не будет"; когда ему удобно расписывать корреспонденцию, ну и конечно, какие напитки (чай/кофе с сахаром или без) он предпочитает, а также у кого вам следует получать деньги на эти цели.

    Чтобы стать действительно помощником, постарайтесь изучить его привычки, это поможет предугадывать его желания, даже если шеф супердемократ и сам готовит себе чай, не ленитесь помочь ему в маленьких бытовых мелочах, например, вымойте его чашку, когда он отлучится из кабинета.

    Главное, не тушуйтесь. Помните, что шеф - это в конечном счете обычный человек.
     
  10. Спасибо большое!)))Прочитала Ваши советы и обрадовалась,потому что всё именно так и делаю!
    Единственное,смущает меня,что я не обедаю в принципе.
    Шеф обедает с одной из сотрудниц.Сегодня вот её не было, и он спросил "Пойдешь со мной на обед?", я с дуру отказала (хотя он знает,что я не обедаю в принципе)...Теперь вот переживаю,что надо было его всё-таки не "кидать" и сходить...
    Но я просто стараюсь держать дистанцию и соблюдать субординацию...Как и в случае с переходом на "ты"
     
  11. Ну и правильно, что не пошла! Обед – это твое личное время. В обед ты никому ничего не должна.
    Со стороны выглядит странно… с хрена ли шефу тащить с собой обедать секретаря? Или он из тех, кто ставит знак равенства между секретарем и проституткой? (злой смайл)
     
  12. Ой, ну че вы накинулись,как старая бабка? Вы того шефа видели? Нет. мож просто коммуникабельный и демократичный чел. Хотел как лучше. Да и вообще не привык в одиночку скучать. Опять-таки в неформальной обстановке разговорить новенькую. Мож она ща на воробышка перепуганного похожа, аж страшно ей поручения давать – не ровен час сердечный приступ случиться ))) а так за чашечкой чая отогрелась бы,увидела, что он не монстр, и дальнейшее сотрудничество пошло бы веселее. А вы прям сразу упыря какого-то из дядьки сделали )))
     
  13. Не переживайте. Ничего трагичного не произошло. Это не косяк, не кидалово, не проявление неуважения, не причина для увольнения. Ну не пошли и не пошли. Ваше право. Оставайтесь собой: не делайте того, что вам не комфортно . Стрессов и так на ваш век хватит ;)
     
    Ева Дитковските нравится это.
  14. А в принципе, можно было и сходить. Ну раз шефу было отказано, переживать и казниться по этому поводу уж точно не стоит. Я, например, ходила с шефом обедать периодически на старой работе. Ну а когда была занята, а он приглашал, так и говорила: Много работы, не пойду. Он посмеиваться: Ну давай вкалывай, а я пошёл подкрепится.
     
    Ева Дитковските нравится это.
  15. А зачем Вам с начальником переходить на "ты"? Или Вы к в дополнении к Вашим основным обязанностям хотите добавить и дополнительные?
     
  16. Мой первый рабочий день был не сложный, но последующие две-три недели было не до смеха. Компания наша только открылась и сотрудников было мало, так что я выполняла работу секретаря, табельщика, начальника отдела кадров и в добавок кабинет свой мыла еще. Но потом мне немного надоело это все и я сказала начальнику, он ко мне относился лояльно и поэтому все понял. Через время я занималась только лишь своими дела. Не бойтесь сказать, что вам что-то не нравится или что- то вы не понимаете.
     
  17. Работа секретаря очень интересная и ответственная. Секретарь должна уважать и понимать директора, чувствовать его настроение, быть внимательной к сотрудникам. Я как-то узнала, что директор часто работает по выходным дням, задерживается допоздна. Стараюсь в пятницу набрать воды в графин, оставить пакетированный чай, печенье. Всегда очень щепетильно отношусь к документам, не терплю халатности. Очень люблю свою работу и считаю ее самой лучшей.
     
  18. Он не ставит знака равенства между этими понятиями,к тому же,учитывая,что я не секретарь,а ассистент по ивентам.
    А тащить с того,что девушка,с которой он обычно обедает не пришла.И ему одному скучно.
     
  19. На воробушка перепуганного я,конечно,не похожа)А в остальном, про коммуникабельного и демократичного,который не привык скучать в одиночку - это прям про шефа моего.
     
  20. Спасибо)