Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Привлекают ли вас к разработке документов?

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем veshenka7, 20 ноя 2014.

  1. Признание за секретарем недюжинных данных- на деле, просто сваливание на него чужой работы и в первую очередь самой рутинной от начальника. А по поводу материального поощрения, о нем нужно в первую очередь, перед "загрузкой" чужой работы договариваться!
     
  2. Вообще-то круг обязанностей секретаря определяется должностной инструкцией. Правда там всегда можно найти обтекаемую формулировочку типа "выполнение отдельных поручений..." Ну здесь уже вступает в силу правило "Люби то, что делаешь или делай то, что любишь".
     
  3. Я с вами полностью согласен по поводу того, что обязанности секретаря, определяются должностной инструкцией. Но сколько функциональных обязанностей видел ( у добросовестного работодателя), в формулировочках типа "выполнение отдельных поручений", везде уточнено - " если данные поручения, не противоречат основным функциональным обязанностям".
     
  4. А, собственно, о каких "внутренних документах" идет речь? Думаю, что уставные документы, договора с партнерами, тексты для выступлений шефу и т.п. вряд ли поручат секретарю, ведь их составляют специалисты по своим направлениям. А нашему брату доверяют приказы или какие-то справки, разработку форм учетных документов и т. п. Так это, по-моему, вменяется нам в обязанности и не такая уж это сложная работа.
     
  5. Это может быть подготовка и оформление пригласительных для каких-то совещаний, заседаний, а затем оформление протоколов таких заседаний; вся контрольно-регистрационная картотека - вроде бы ничего сложного, но секретарь обязан приложить руку к разработке, чтобы самому было удобно использовать. С недавнего времени в организации, где я работаю, на секретаря возложили ответственность по всем архивным делам. Приходилось много новых форм документов составлять с учетом особенностей фирмы. Да и вообще, мало ли что руководителю в голову придет – он подает мысль, а секретарь ее переносит на бумагу. Как-то так…
     
  6. В каждой фирме существует свой алгоритм разработки документов и полагаю, что основная нагрузка их подготовки возлагается не на секретаря. Кстати, многие вопросы поможет снять образец должностной инструкции секретаря, представленный здесь:
    http://www.rabota.ru/guide/dolzhnos...zets_dolzhnostnoj_instruktsii_sekretarja.html
     
  7. Это все понятно, что должностные инструкции, что согласно ТК РФ... Но вот недавно, знакомая (работает секретарем в одной из крупных фирм) очередной раз жаловалась на то, что босс, ее озадачивает участием в разработке документов. Но самое главное, шеф намекнул, что если она начнет "ерепенится", то может оказаться на улице (а на ее должность, довольно много желающих). Вот в данной ситуации, что делать?
     
  8. К сожалению, подобная ситуация встречается, преимущественно, в частных компаниях, фирмах. В госучреждениях вряд ли начальник позволит себе такое самодурство. Хотя и там сегодня можно услышать аргумент типа « у меня на ваше место за воротами стоит 10 человек…» А в этой ситуации надо или подчиняться или увольняться после того как будет найдена новое место работы. А где гарантия, что там не будет этих проблем?
     
  9. Очень жаль, что госучреждений намного меньше чем частников, соответственно к "бюджетникам" устроится намного сложнее! Но все же мне интересно, как бороться с самодурством начальника -"частника" и не быть после этого уволенным?
     
  10. Эх, знать бы как вообще бороться с дураками (и не только обладающими властью)... А так приходится смиряться или адекватно реагировать и искать "запасной аэродром", чтобы достойно уйти с гордо поднятой головой))
     
  11. Кстати, на новом месте могут возникнуть аналогичные проблемы. Поэтому, мне кажется, лучше постараться выработать свой алгоритм действий исходя из своей степени психологической устойчивости и уровня профессионализма.
     
  12. Вот в том и вся суть!!! Я по этому и пытаюсь найти компромисс, что бы и старую работу можно было не потерять и каким-либо образом "отмазаться" от дополнительной "левой" работы которой пытается загрузить шеф!
     
  13. Не совсем понимаю а в чем тут ваша ответственность? Ну сделали вы документ неправильно, начальник поправит если что. Не вы же подписываете эти документы. Меня привлекали не только к работе над внутренними документами, но и к проверке договоров и много чего еще. Набирайтесь опыта, в жизни пригодится.
     
  14. Это все понятно, что мол набираться опыта и пригодится...Но как говориться, все-в меру! Когда своей работы целый "воз" и 24 часов времени в сутках не хватает, что бы все "хвосты" занести, а тут еще и "добавку" без оплаты подкидывают!!!
     
  15. Почему без оплаты? Вы же зарплату получаете не за то, что на рабочем месте находитесь, а за выполняемую работу. Почему у Вас постоянно завал и воз работы? Это означает, что Вы плохо планируете свой рабочий день. Да, авралы у всех бывают, когда надо сделать что-то срочное, а текущая работа отодвигается на второй план. Но за один-два дня все завалы можно разгрести. Если человек постоянно стонет, что у него воз работы и отказывается от всего нового, то ему и зарплату повышать не будут. Не знаю, как у Вас, а у нас разработана система премирования таким образом, чтобы мотивировать сотрудников на выполнение дополнительной работы. Не каждый же день придется новые документы разрабатывать. Это разовое задание. А когда сделаете и руководитель останется доволен, то не грех и напомнить ему о том, что следует поощрить подобное рвение.
     
  16. " а у нас разработана система премирования таким образом, чтобы мотивировать сотрудников на выполнение дополнительной работы. "
    Вот с этого и надо было начинать!!! А в нашей фирме, зарплата и премии фиксированные и сколько бы сотрудник "возов" не перетащил, все равно получит как все, вот в чем "петрушка"!!!
     
  17. Как это "премии фиксированные"? Оклад - да, согласна. Это фиксированная величина. Но премия-то? Она должна от KPI зависеть. Показатели эффективности работы для того и существуют, чтобы стимулировать работников к лучшей работе и инициативе. Это касается всех работников, в том числе и секретаря. За выполнение обычных обязанностей секретаря платится оклад. Это норма. А вот за выполнение дополнительных обязанностей платится премия. У нас тоже был период, когда руководители отделов не считали нужным отмечать рвение своих сотрудников. Не знаю почему. Возможно просто боялись за свое место. Тогда мы сделали так, чтобы начальник в конце месяца отмечал особые заслуги своих подчиненных. Если таковых не было, то и начальника не премировали. Ведь организация работы отдела и управление им - это задача руководителя. С секретарем сложнее. У него непосредственным начальником является генеральный директор. У него дел много, может и забыть. Секретарь сам делает перечень своих "особых заслуг" (рапорт), визирует у директора и передает в в отдел по работе с персоналом.
     
  18. Главной задачей делопроизводителя (а если такового нет на предприятии, о автоматом данные обязанности переходят секретарю) является то, что он должен следить за правильностью составления всей документации предприятия, ведь документы которыми вы переписываетесь с вашими партнёрами является вашим лицом, и иногда когда приходит какое либо безграмотное письмо как то сразу теряется лицо фирмы, поэтому к данному вопросу у нас относятся очень серьезно, и моя работа в первую очередь заключается именно в разработке документов.
     
  19. У нас уже все привыкли, что я формирую документы, проверяю и корректирую те, что готовят сотрудники.
     
  20. Чаще всего секретарь, секретарь перепроверяет документы, хоть это и не входит в его обязанность. Я также их формирую и корректирую.