Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Изымаете ли вы документы при сдаче дел в архив?

Тема в разделе "Архивное дело", создана пользователем veshenka7, 13 ноя 2014.

  1. Столкнулась с тем, что в деле, которое нужно сдать в архив, подшит , который по сей день нужен для повседневного использования. Что вы делаете в таком случае? Переиздаёте этот документ в новом издании или же изымаете его с дела?
     
  2. Действующие документы в архив не сдаются. Поэтому при подготовке бумаг в архив внимательно проверяется каждая бумаженция. Хорошо, что до передачи дел в архив обнаружили проблемку. Мороки много, но ситуацию реально исправить. Документ изымаете, но дело необходимо переподшить, листы пронумеровать, и соответственно, составить новую опись.
     
  3. В архив сдаются документы которым уже больше 5 лет. Если им меньше то сдавать в архив их не стоит. Нужно изъять действующий документ.
     
  4. Ну да, переиздавать документ только потому, что кто-то его по ошибке в архив подшил, не совсем правильно, мягко говоря. Думаю, руководителю эта идея не понравилась бы.
     
  5. Вероятно этот документ, требующий повседневного использования, попал в подшивку ошибочно. Поэтому изымайте его, и без проблем определяйте в другую папку, где к нему будет обеспечен беспрепятственный доступ.
     
  6. Переколите этот документ в нужную папку с текущими документами и пронумеруйте документы для сдачи в архив наново. Опись тоже придется переделать. Переиздавать документ не нужно.
     
  7. Можно копию сделать, чтобы опись не переделывать. А в идеале конечно же изтять документ и сделать новую опись с нумерацыей.
     
  8. В архив сдаются все документы, с прошитыми и подсчитанными страницами, Вы не имеете права изымать какие-либо страницы, даже с важными документами. Копия – лучший выход из положения.
     
  9. Ребята, вы забываете, что кроме сданного дела в архив, так же есть ещё номенклатура дел, где УЖЕ указано количество всего. Так что теперь и номенклатуру дел переделывать? Я бы пошла по пути наименьшего сопротивления: сделала бы копию или дубликат документа. А то слишком много мороки с изъятием документа.
     
  10. В номенклатуре не указывается количество листов в деле, так что единичный документ Вы можете изъять из деле, при условии, что перенумеруете и перешьете его. Но если Вы уже сдали дело в архив, то думаю, что ответственный за архив изымать просто так документы из дела Вам не позволит.
     
  11. Если архив находится при организации, то документ временно изымается, затем возвращается на место. Если документы сдаются на сторону, то делается запрос и вам делают заверенный дубликат.
     
  12. Подлинник документа, как правило, требуется "на сторону", а в своей организации вполне можно обойтись заверенной копией.
     
{sape}