Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Изъятие документа с подшивки

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем veshenka7, 7 ноя 2014.

  1. Хотелось бы узнать, как вы изымаете документ с подшивки (дела)? Какие и где в подшивке (деле) оставляете записи об изъятии документа?
     
  2. Если документ изымается на день или два и после возвращается то никаких записей я не делаю. На большее время мы документы не изымали.
     
  3. У нас для таких случаев специальная тетрадь заводится. Документы изымаются только под личную подпись. Все нужно контролировать, иначе потом что-то случится - концов не найдешь.
     
    Alena нравится это.
  4. Это смотря какие документы. Иногда не грех и ксерокопию сделать. Например, приказы о приеме на работу, с подписью работника.
     
  5. Даже выдавая документ из подшивки на час-два, уже не говоря на день-два, обязательно проводим отметку в журнале, по типу библиотечного формуляра, где ставится подпись при выдаче и возврате документа. Журнал завели после того, как затерялся документ, а доказать о его выдаче было не возможно, получатель категорически отказывался, что получал его для временного использования.
     
    Alena нравится это.
  6. Обязательно снимаю копию. На ней ставлю дату, время, кем документ изъят и вручаю оригинал под роспись на копии. Копию - в подшивку. Всегда лучше подстраховаться. Отдавая под честное слово, можете впросак попасть. Если у сотрудника склероз, сложно на пальцах подтвердить его сопричастность к отсутствию бумажки. А если изымают всевозможные органы, то эти друзья привычки возвращать не имеют. Тогда кроме копий составляют Акт изъятия с перечислением документов и количеством отданных страниц.
     
  7. У нас никакой журнал об изъятии документов не ведется. Если какое-то должностное лицо забирает документ на один-два дня, то просто пишется расписка о том, что документ забрали. Расписка подшивается в папку вместо документа. Пока ни разу не было случая, чтобы что-то не вернули. Но это касается не слишком важных документов. В остальных случаях делаем копию и заверяем ее печатью т подписью руководителя.
     
  8. Мы ведем книгу учета изъятия документов. В нем фиксируем время, дату, цель изъятия и подпись ответственных специалистов. Данная процедура входит в обязанности секретаря-делопроизводителя.
     
  9. Мы приказы не изымаем. Если очень кому-то нужно, то делаем ксерокопию или выписку из приказа, поэтому журналов не ведем. Однажды в практике только был случай, когда изымали документы по постановлению суда. Мы все изымаемые документы отксерили и вложили вместо изъятых вместе с постановлением об изъятии.
     
  10. У нас есть практика изъятия документов из подшивки. Изымаем, делаем копию, вставляем туда копию с текстом о причине изъятия(исп.письмо или постановление от органов проверки и т.п., дата, подпись)
     
  11. Когда требуется документ, в большинстве случаев делаю ксерокопию. Заверяю ее соответствующим образом. Оригинал остается на месте. За редким случаем, оригинал изымается, но это уже выемка документов. На это обязательно должно быть согласие начальника. В этом случае фиксирую в журнале, в деле оставляю ксерокопию документа с подписью того, кто взял оригинал.
     
  12. У нас изъятие документов из подшивок - явление не частое. Тем не менее, если возникла такая необходимость, я беру у шефа письменное распоряжение об изъятии конкретного документа, делаю с самого документа ксерокопию и вместе с вышеуказанным письменным распоряжением подшиваю в папку вместо оригинала. На ксерокопии ставлю дату изъятия оригинала. У себя в журнале делаю запись об данной манипуляции. После возвращения оригинала на место, делаю в журнале ещё одну запись.
     
{sape}