Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Исходящие без нумерации

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем alexey-krd, 24 окт 2014.

  1. Иногда пишу письма клиентам-частным лицам с пометкой "б/н" в графе номера исходящего. Один коллега считает, что это "низкий стиль" и для хорошего делопроизводителя недопустимо. Он прав?
     
  2. В обязанности секретаря входит ведения журнала вх/ис писем. Вам коллега прав, если ваша организация не может обеспечить простое делопроизводство у себя, то что говорить о других?
     
  3. Правила существуют для того, чтобы их выполнять. Какая проблема в том, чтобы присвоить исходящему письму номер? То, что клиентом является частное лицо, а не юридическое, правил делопроизводства не отменяет. Любой документ должен быть оформлен надлежащим образом и зарегистрирован. Я считаю, что в Вашем случае это элементарное пренебрежение своими обязанностями. Ваш коллега полностью прав. Вы ленитесь, а это подрывает доверие к Вашей фирме.
     
  4. В нашей компании часто пишут письма клиентам-частным лицам и все регистрируются обязательно. Каким нормативным документом вы руководствуетесь, оставляя исходящие письма без номера? Если потом возникнут претензии, как вы сможете доказать, что отправили письмо, если оно не зарегистрировано?
     
  5. В принципе, если есть все прочие реквизиты - бланк или угловой штамп, подпись руководителя, печать - то к содержанию письма вопросов не возникнет, оспорить можно будет только реальную дату отправки. Но выглядит это в любом случае не серьезно, да.
     
  6. Мы тоже так делаем часто. Смотря что пишете в письме, если просто информативный характер, то не обязательно. Если какая-то информация под роспись получателя - то я бы обязательно ставила исходящий номер.
     
  7. Считаю, что уважающая клиентов фирма, не поленится отправить зарегистрированную корреспонденцию с присвоенным номером. Ведь особого напряга регистрация не вызывает. Зато, если через определенное времечко, руководство решит поинтересоваться, что было отправлено некоторым товарищам, то моментально не вспомнишь. А зарегистрированная корреспонденция, особенно, если осуществлять регистрацию в электронном виде, находится запросто.
     
  8. Исходящий номер обязательно должен быть, так как это основа основ делопроизводства. Тем более этот реквизит поможет Вам осуществлять быстрый поиск документа. Конечно, для нахождения нужного письма можно использовать и другие реквизиты. Но если в один день Вы отправили несколько писем без номера, быстрый поиск значительно осложняется.
     
  9. У нас есть внутреннее распоряжение, где указано, что нумерация корреспонденции обнуляется ежедневно и выглядит как "1/28.10.14", "2/28.10.14" и т.д.
    То есть и номер есть, и партнеры чувствуют себя комфортно, и не нужно лишний раз в журнал регистрации заглядывать, если что-то срочное.
     
  10. У нас тоже есть привязка исходящих писем к текущей дате. Я тоже считаю, что это разумное решение. Зная номер исходящего письма, всегда легко по нему, при необходимости, поднять его копию. А вот регистрировать корреспонденцию - целесообразно и банально удобно. Удивляюсь, почему этого кто-то не делает?
     
    valera нравится это.
  11. К текущей дате привязываться удобно, но наше руководство считает это "несерьёзным веянием моды", недостойным серьёзной компании поэтому регистрация ведётся по-старинке, с шифром закреплённым за каждым подразделением.
     
  12. Когда работал в прокуратуре, у нас каждый сотрудник имел личный номер, который указывался на исходящих документах. А через дробь - порядковый номер по журналу. Удобно, поскольку сразу видно, кто именно отправил документ.
     
  13. Уж лучше тогда вообще ничего не писать в этой графе. Ведь отсутствие регистрации говорит о не слишком большой важности послания, ну и зачем заострять на этом внимание.
     
  14. А зачем тогда вообще письмо писать, если оно не нужно и не важно. Не нужно кому, представителю фирмы или клиенту? Так можно доработаться и до того, что в предыдущей строке вместо Ф.И.О. будет написано что-то типа рассылка частным лицам.
     
  15. А я очень часто вижу, что некоторые конторы, главным образом государственные, регистрируют отправляемые письма, но не отправляют. И попробуй докажи, что они его не отправили.
     
  16. Работаю в небольшой частной фирме, у нас нумерация обнуляется в начале календарного года. И да, бывает такое, что отправляют письма б/н. Например: кто-то из сотрудников очень спешил с отправкой письма, по текущим вопросам, а журнал учета у меня (ведь это обязанности серетаря вести учет входящих-исходящих), а так как у нас несколько офисов, человеку не всегда удобно звонить и спрашивать номер.
    Еще одна статья появления писем с б/н в графе исх. №, когда идет массовая рассылка контрагентам, но не информации под роспись, тогда для экономии времени не регистрирую их, а просто отправляю по электронке.
     
  17. Я отправляю письма с исходящим номером всегда. Так проще найти письмо по исходящему номеру, можно вести и электронный вариант исходящих писем, и если директору понадобится срочно найти какое-то письмо, то поиск не займет много времени.
     
  18. Отличный вариант привязывать нумерацию исходящих писем к дате. На практике никогда с таким не сталкивалась, но обязательно попытаюсь внедрить эту систему, в делопроизводство своей компании. Дублируем всю исходящую корреспонденцию в двух вариантах, так как электронная версия очень не надёжна, часто слетает система. Нумерация должна быть обязательно, особенно, если спустя несколько лет потребуется найти документ в архиве.
     
  19. Абсолютно не вижу никакой проблемы в том, что бы исходящее письмо было без номера. Куда важнее содержание письма, подписи на нем, а так же печать. Для пущей достоверности и что бы не переживать о том, дошло ли оно до адресата или нет, можно спросить кто его принял и поставить дату отправки.
     
{sape}