Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Номенклатура дел

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Валентина Ю., 16 май 2012.

  1. помогите пожалуйста! как правильно составить номенклатуру дел и что в неё должно входить? какие дела необходимо завести, чтобы подшивать входящую и сходящую корреспонденцию (факсы, оригинальные письма, копии и т.д.) как всё это сделать?
     
  2. эта статья была опубликована в нашем журнале "секретарь-референт" в 2005 году

    номенклатура дел



    все организации создают и получают огромное количество служебных документов. документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

    систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.

    специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

    номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
     
    Александра Бойко нравится это.
  3. даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

    номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.

    назначение номенклатуры дел:

    - распределение исполненных документов в дела;

    - систематизация дел;

    - закрепление индексов дел;

    - установление сроков хранения дел.

    кроме того, номенклатура дел:

    - служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

    - используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;

    - является основой для составления актов на уничтожение дел;

    - может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.

    номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

    индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

    разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

    каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.

    сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

    номенклатура дел структурного подразделения

    • составляется работниками этого подразделения,

    • согласовывается со службой документационного обеспечения управления (доу) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,

    • подписывается руководителем этого структурного подразделения,

    • направляется в службу доу.

    все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба доу.

    сводная номенклатура дел

    • подписывается руководителем службы доу или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,

    • визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,

    • согласовывается с цэк (эк) (экспертной комиссией) организации,

    • направляется на согласование с эпк (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),

    • утверждается руководителем организации.

    для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

    при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

    кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. в номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.

    в номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

    основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

    если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

    например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.

    разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.

    например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.

    составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.
     
    Александра Бойко нравится это.
  4. Наименование организации

    УТВЕРЖДАЮ

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    Наименование должности

    руководителя организации

    ________ N ________ Подпись Расшифровка подписи

    (место составления) Дата



    На _____________ год





    Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание

    1 2 3 4 5

    Название раздела







    Наименование должности руководителя службы ДОУ организации

    Подпись

    Расшифровка подписи

    Дата

    Виза руководителя архива

    (лица, ответственного за архив)







    СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

    Протокол ЦЭК (ЭК)

    от __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения

    от __________ N _______







    Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.

    Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.

    В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.

    • Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;

    • затем – с планово-отчетной;

    • затем – с распорядительной документацией;

    • затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);

    • следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.

    Внутри каждого выделенного комплекса документов:

    • вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;

    • затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;

    • в последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).

    В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.

    В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.

    Индекс (номер) конкретного дела состоит из:

    • условного обозначения (индекса) структурного подразделения,

    • порядкового номера дела в пределах отдела или организации.

    Например: 04-07.

     04 - индекс отдела;

     07 - порядковый номер дела в номенклатуре.

    Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.

    Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.

    В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: "Прика-зы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

    Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.

    По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
     
    Александра Бойко нравится это.
  5. заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

    • название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);

    • автор документа (название организации, структурного подразделения);

    • корреспондент (название организации, от которой получены документы);

    • вопрос или краткое содержание документов дела;

    • название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

    • даты (период), к которым относятся документы дела;

    • указание на копийность документов.

    это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.

    состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.

    заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

    название документа в заголовке может быть в единственном числе ("журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("приказы директора по ос-новной деятельности").

    при наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. например: "распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".

    если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «документы». далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

    например: "документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"

    термин «документы» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.

    например: “документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.

    термин «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.

    например: “личное дело иванова петра сидоровича”.

    в заголовке, который начинается со слова «переписка», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.

    если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.

    например: «переписка с фирмой «консул» о поставке строительных материалов».

    если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.

    например: «переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».

    если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.

    например: «переписка об организации повышения квалификации работников».

    в заголовке дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, месяц, квартал).

    например: «годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».

    в заголовках дел с распорядительной документацией, а также с про-токолами, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. например: «протоколы заседаний квалификационной комиссии» за 2001 г.».

    если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. напри-мер: «приказы по личному составу. том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».

    в заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. например: «положение о персонале. копия».
     
    Александра Бойко нравится это.
  6. заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими , они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.

    к заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.

    третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).

    в четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. если используют несколько перечней, то в графе «примечания» нужно указать их названия.

    основным перечнем является «перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (м., 2000).

    но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.

    при включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается эпк соответствующего архивного учреждения по представлению архива и цэк (эк) организации.

    кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. например: «постоянно, ст. 6-а.».

    пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:

    • о заведении дел,

    • о переходящих делах на следующий год,

    • о передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,

    • о выделении дел к уничтожению,

    • о лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.

    при помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.

    в том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. а в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. в таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

    ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. но это только пример, он неполный по ряду причин. во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в ао «эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе доу или в отделе кадров.

    составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой вам удобно будет работать!





    ао «эврика»

    утверждаю

    генеральный директор



    номенклатура дел

    а.а. беляев



    20.12.2003 № 01 25.12.2003

    москва

    на 2004 год



    ин-декс дела заголовок

    дела

    (тома, части) количество

    дел (томов,

    частей) срок хранения

    дела, тома, части

    и номера статей

    по перечню примечания

    1 2 3 4 5

    01- служба документационного обеспечения управления

    (служба доу)

    01-01 устав акционерного общества, учреди-тельный договор 1 постоянно,

    ст.13, 14 типовой

    перечень

    дело заведено

    01-02 положения о структурных подразделе-ниях 1 постоянно,

    ст.16 дело заведено

    01-03 постановления совета директоров по основной деятельности 1 постоянно,

    ст.5-а дело заведено

    01-04 протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 постоянно,

    ст.5-а дело заведено

    01-05 протоколы общих собраний акционеров 1 постоянно,

    ст.5-ж дело заведено

    01-06 протоколы общих собраний сотрудников акционерного общества 1 постоянно,

    ст.5-д дело заведено

    01-07 распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,

    ст. 6-в дело заведено

    01-08 докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,

    ст. 469

    01-09 сводная номенклатура дел акционерно-го общества 1 постоянно,

    ст. 67 дело заведено

    01-10 резервный номер

    01-11 резервный номер

    02 – финансовый отдел

    02-01 годовой финансовый план 1 постоянно,

    ст. 135-а дело заведено

    02-02 квартальные финансовые планы 1 5 лет,

    ст. 135-в дело заведено

    02-03 месячные финансовые планы 3 1 год,

    ст. 135-г дело заведено

    02-04 документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, эпк,

    ст. 113 дело заведено

    02-05 годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 постоянно,

    ст. 112-а дело заведено

    02-06 квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,

    ст. 112-б дело заведено

    02-07 переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,

    ст. 117

    02-08 годовой отчет ао об основной деятель-ности 1 постоянно,

    ст. 114-б дело заведено

    02-09 квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,

    ст. 114-в дело заведено

    02-10 документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,

    ст. 118 дело заведено

    02-11 документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,

    ст. 121 дело заведено

    02-12 резервный номер

    02-13 резервный номер

    03 – служба персонала

    03-01 распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 до минования надобности,

    ст. 1 «б»

    дело заведено

    03-02 должностные инструкции работников 1 постоянно,

    ст. 35 «а» переходящее

    дело

    03-03 приказы по личному составу 1 75 лет эпк,

    ст. 6 «б» дело заведено

    03-04 журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,

    ст.358-а дело заведено

    03-05 утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 постоянно,

    ст. 32 "а" дело заведено

    03-06 табель учета рабочего времени 1 1 год,

    ст. 281 дело заведено

    03-07 графики предоставления отпусков 1 1 год,

    ст. 356 дело заведено

    03-08 приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,

    ст. 6-в дело заведено

    03-09 журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,

    ст. 358-г дело заведено

    03-10 основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,

    ст. 343 дело заведено

    03-11 личные дела работников 10 75 лег эк,

    ст. 337 «6» переходящее дело

    03-12 журнал учета личных дел 1 75 лет,

    ст. 358-д переходящее

    дело

    03-13 личные карточки работников (форма № т-2) 1 75 лет эк,

    ст. 339 переходящее

    дело

    03-14 журнал учета личных карточек 1 75 лет,

    ст. 358-д переходящее

    дело

    03-15 трудовые книжки работников до востребова-ния, ст. 342

    03-16 книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,

    ст. 358 «е» переходящее

    дело

    03-17 журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,

    ст. 358 «д» дело заведено

    03-18 правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,

    ст. 407 после замены новыми

    переходящее

    дело

    03-19 статистический отчет по труду (форма 1-т). годовой. копия 1 постоянно,

    ст, 199 «6» подлинник в бухгалтерии

    дело заведено

    03-20 резервный номер

    03-21 резервный номер



    руководитель службы доу м.п. седова

    20.12.2003



    зав. архивом



    _______________ и.и. орлова

    20.12.2003

    согласовано

    протокол эк

    от 21.12.2003 № 15


    в приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. при составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. в этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы доу заканчивается делом номер 01-11. номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.



    по окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.

    итоговая запись составляется по следующей форме:



    итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________году в организации



    по срокам хранения всего в том числе:

    переходящих с отметкой "эпк"

    1 2 3 4

    постоянно



    временно (свыше 10 лет)



    временно (до 10 лет включительно)



    итого:



    наименование должности

    руководителя службы доу

    дата



    подпись



    расшифровка подписи



    итоговые сведения переданы в архив.



    наименование должности

    передавшего сведения

    дата

    подпись

    расшифровка подписи
     
    Александра Бойко нравится это.
  7. Есть унифицированная форма по госстандарту, ею и руководствуйтесь. Помните, что сначала размещаем документы вышестоящих органов, по спадающей, а потом - документацию своего предприятия. Делайте все в двух экземплярах: один для архива, второй хранится в структурном подразделении предприятия. И еще: не вносите в номенклатуру разного рода информационные материалы типа сборников законов, рекламной продукции. Подбейте итог - сколько всего дел за год составлено, отдельно - для временного хранения, отдельно - для постоянного.
     
  8. Спасибо, за расширенное высветление вопроса о составлении номенклатуры дел. Как раз к началу нового года необходимо будет составлять.
     

Эту страницу находят по фразам:

  1. номенклатура дел отдела маркетинга