Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

подшивка документов, как это делать?

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Стервочка, 16 май 2012.

  1. здравствуйте!

    всегда подшивала документы по мере поступления с низу вверх (последние сверху). пришел умник закончивший курсы по делопроизводству и сказал, что по всем правилам нужно наоборот: свежий подшивается под все предыдущие. у меня кроме аргумента - неудобно - нечего ему ответить, так как курсов не оканчивала. есть ли какой-нибудь норматив обязывающий подшивать документы именно в таком порядке. спасибо.
     
  2. просто нужно посмотреть стандарт вашего предприятия и делать так, как там написано. если в стандарте предприятия этот момент не уточняется - можете смело задавать тот порядок, который для вас более удобен.

    если вы собираетесь дело в архив сдавать - тогда ваш товарищ прав. хотя, здесь также нужно обратиться стандарту вашей организации.
     
  3. для оперативной работы используется хрогология снизу вверх, а когда дело надо сдать в архив, то документы перебираются и переподшиваются сверху вниз. если сейчас использовать хронологию для сдачи в архив, то это вдвойне не удобно:

    1) постоянно надо доставать все документы, чтобы подшить следующий одни документ (а если их в течение дня надо подшить несколько раз?)

    2) для сдачи в архив документы все равно надо будет их перебрать с целью оценки ценности документов для истории.

    вывод: для чего вам лишние движения, это же замедляет вашу работу.
    P.s. в архив не все документы сдаются - это надо помнить!!!
     
  4. Именно поэтому очень удобно пользоваться папками-сегрегаторами. Для того, чтобы подшить текущие документы для сдачи в архив, Вам не нужно будет перебирать отдельно каждый документик, а просто подшивайте их в сегрегатор в необходимом порядке. Ваш новый сотрудник прав насчёт хронологии документов.
     
  5. Ваш сотрудник полностью прав, если брать нормативы делопроизводства! Но если в стандарте вашей фирмы указана последовательность обратная, то Вы смело можете оставить всё как есть! Уточните ваши внутренние стандарты!
     
  6. Не забывайте о том, что вы хозяйка у себя на предприятии и можете делать всё так как считаете нужным, в первую очередь работа делопроизводителя заключается в том, чтобы упростить и улучшить документооборот на предприятии, поэтому вам необходимо подстроить работу под себя и сделать так как вам для поиска будет удобно. А на всяких умников не обращайте внимания, видали мы таких, по опыту скажу быстро они сдуваются.
     
  7. Я вот тоже подшиваю документы с низу вверх, во-первых так удобнее, во-вторых, чаще приходится пользоваться именно теми документы, которые "свежее". И вообще, неважно как они подшиты, главное, чтобы были правильно оформлены и зарегистрированы. А при сдачи в архив, все равно все перебирать и пронумеровывать придется.
     
  8. Я подшиваю документы за каждый месяц. Специфика фирмы это позволяет, и мне удобно. В течении месяца все документы хранятся в скоросшивателях. Первого числа следующего месяца документы сортирую и подшиваю сверху вниз - так предусмотрено Правилами фирмы. При задержке на подписи какого-либо документа, подшивку не делаю, жду наличия всех документов. Если внутренними документами порядок не прописан - подшивайте так, как вам удобно. Главное, при необходимости, быстро найти нужный документ.
    Подшиваю я вручную на самодельном деревянном станочке. Даже не знаю, какие есть современные приспособления для подшивки. Коллеги-секретари, пожалуйста,подскажите.
     
  9. Что за проблему создаёт ваш новоявленный сотрудник? Вам, как удобнее, так и работайте. Хоть вообще не шейте, а складывайте в папку. Главное, что бы был порядок и требующиеся документы можно легко было найти.
     
  10. Текущие документы подшиваю снизу вверх, как и вы - так удобнее. Но в конце года пересматриваем всю папку и подшиваем так, как она будет храниться в архиве - это входит в объязанности секретаря. Возможно, если привыкнуть к обратному порядку сразу, то в конце года избавляемся от рутинной объязанности все перешивать).
     
  11. Никогда не приходилось встречать настоятельные рекомендации о подшивке документов в таком непрактичном порядке. Нормальной всегда считала подшивку, когда последние документы находятся вверху - это удобно, практично, экономится время на их поиск. Другое дело, когда в конце года, при формировании папки в архив, документы обязательно перешиваются в хронологическом порядке.
     
  12. Мы тоже подшиваем документы в папки снизу вверх: свежие находятся сверху, а старые-внизу. Так удобнее, не нужно лезть в самый низ папки, чтобы найти свежее письмо. Для подшивки используем папки КОРОНА, поэтому не составляет никакого труда достать нужный документ, если, например, требуется сделать копию. При переплете документов для сдачи в архив порядок обратный. Более старые находятся сверху, а свежие - снизу. По правилам архивного дела положено соблюдать хронологию.
     
  13. Если в вашей текущей папке порядок, то на момент сдачи дел в архив, вам не нужно будет ни перебирать, ни нумеровать, а только прошить и скрепить печатью.
     
  14. Сколько работаю, всегда подшивали документы с низу в верх ( прим. вчерашние документы в низу , сегодняшние в верху). Отсидели не один десяток "заумных" ревизоров, не один из них вопросов по неправильной подшивке не задал!
     
  15. У нас на работе станочек не деревянный, а металлический сверху он выглядит как пластина с длинной прорезью посредине, куда свободно входит дрель, такая же прорезь имеется и на нижней части, сделанной чуть больше А4 листа. По бокам фиксаторы на резьбе, что позволяет крепко зажать собранное дело. Когда все документы за месяц полностью собрано все и подшиваю. При этом важно разместить документы нестандартного размера равномерно. Перпендикулярно расположенные пластины дают возможность все выравнять.
     
  16. Сами пользуемся практически таким же чудо-станочком. Единственный его минус- невозможно найти в свободной продаже. Пришлось искать местных кулибиных, которые своими руками, собрали нам этого "архивного помощника"!
     
  17. Всегда подшиваю документы снизу вверх. это удобно для работы. Свежие всегда рядом. По окончанию квартала вынимаю с папки и скрепляю на архивной скобе снизу в вверх.
     
  18. Расскажу на своём примере, так как работала секретарём в суде больше трёх лет. Вот сдесь, точно есть инструкция о деловодстве в суде, согласно которой документы подшиваются по мере поступления сверху-вниз. Для государственных органов есть такие инструкции, а в частных предприятиях делают так, как кому удобно.
     
  19. У нас, например, разные документы подшиваются по-разному. Различные расходные и приходные документы (работаю бухгалтером) подшиваются так: все последующие бумаги отправляются вниз. Если вести реестр, то никаких трудностей не возникает, даже если и приходится часто доставать какие-либо бумаги из подшивки.
     
  20. Когда я пришла в нашу организацию, там документы в скоросшиватели подшивались снизу вверх (т.е. свежие документы вверху, более давние внизу). Я работала так целый год, до тех пор пока не пришлось сдавать дела в архив. У меня было по 5-6 томов каждого дела, всего дел около 5. Это было нечто. Поскольку эти дела закреплены за мной, и я формирую их в архив, то со следующего года стала подшивать в папки - скоросшиватели наоборот, то есть так чтобы было удобно сразу отправлять в дело (более свежие внизу, давние вверху). Сотрудники немного возмущались, но мне это очень сэкономило рабочее время.
     

Эту страницу находят по фразам:

  1. что такое хронология подшивок не соблюдается

{sape}