Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Использование факсимиле

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Alena, 23 авг 2013.

  1. Директор заказал свое факсимиле. Кто сталкивался, проконсультируйте: существуют ли особые нюансы ввода этой печати, и какие ограничения в использовании? Особенно интересует, ставят ли факсимиле на счетах и при переписке
     
  2. Не существует нормативных актов регулирующих использование факсимильной подписи. При переписке внутри фирмы или с деловыми партнерами использовать можно. Оформляя бухгалтерские документы не рекомендуется (настоятельно). Хотя кем именно рекомендуется, неизвестно.
     
  3. Бухгалтерские документы должны подписываться только лично лицами, которым согласно внутреннему приказу разрешено их подписывать, но ни в коем случае не факсимильная подпись.
     
  4. Насколько мне известно, не каждая организация согласится на факсимильную подпись от партнерской фирмы. Это нужно обязательно оговаривать.
     
  5. Получается при выставлении счетов, подпись ставится живая? А для визирования счетов можно факсимиле использовать?
     
  6. В отношениях с государственными органами подобную экзотику, как факсимиле, лучше не использовать, а с контрагентами без проблем, если они не будут лезть в "бутырку".
     
  7. Факсимиле не принято использовать на важной документации. У нас вообще существует перечень бумаг, на которые можно ставить оттиск. Обычно факсимиле даже хранится у секретаря, а многие бумаги на же на стол начальника не попадают.
     
  8. Это самый логичный и удобный вариант работы. Кстати сказать, в таких случаях секретарю, либо кому-то другому, нет необходимости расписываться за директора, тем самым нарушая правила, а то и закон.
     
  9. Ограничений нет по использованию факсимиле - это на усмотрение самого руководителя - если он доверяет своему персоналу, то конечно это облегчает работу - особенно, когда руководителя нет на месте часто!! Из моей практики - пока не было вопросов по использованию факсимиле - контрагенты не жалуются и при проверках пока не было замечаний!
     
  10. Факсимиле в полном объёме заменяет личную подпись в юридическом смысле. А как и на каких документах его ставить - закон относит на усмотрение обладателя. Как и право делегирования подписи. В последнее время факсимиле стали часто использовать банковские структуры, а учитывая их прродную консервативность - это о многом говорит.
     
  11. я работаю в банке и у нас запрещено принимать платежные поручения в бумажном виде с подписью факсимиле. только с оригинальной подписью. Тоже самое в чековых книгах. Поскольку в карточках с образцами подписей директора, указывается оригинал подписи директора.
     
  12. На банковских документах, отчетах, декларациях подпись ставится исключительно живая. Факсимиле зачастую директора оставляют в бухгалтерии или у секретаря, а важные документы и все, что касается денежных средств должен подписывать руководитель собственноручно, иначе они не будут иметь юридической силы.
     
  13. Почитав отзывы, невольно приходишь к выводу, что факсимиле - вещь ненужная. На финансовых и прочих важных документах ставить ее нежелательно. А для корреспонденции и внутренней документации (если это очень срочно) вполне можно обойтись подписью зама. Вот и получается, что не к чему компании иметь такую "альтернативную подпись".
     
  14. #14 Irina197331, 6 фев 2015
    Последнее редактирование: 6 фев 2015
    В общем достаточно заморочная вещь. Чтобы использовать факсимиле во взаимоотношениях с контрагентами нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Да и использовать факсимильную печать на серьезных финансовых или иных документах неразумно. По мне так гораздо более простой способ - оформление доверенности на право подписи на зама или иное лицо.
     
  15. Такая "альтернативная подпись" по большому счету может оказать медвежью услугу, если документы(даже внутренние) попадут в суд в качестве доказательной базы, то еще не факт, что их примут во внимание. Как по мне, факсимиле - это дорогая игрушка, веяние времени, что угодно, но не производственная необходимость.
     
  16. Несколько слов о факсимиле в делопроизводстве устами классиков
    :)
     
  17. Факсимиле на мой взгляд отличная вещь для первичной документации (накладные, доверенности, переписка и т.п.), а вот для более серьезных вещей лучше либо подпись оригинала, либо можно сделать доверенность на право подписи на сотрудника, которому приходится что-то подписывать.
     
  18. С точки зрения законодательства: Гражданский кодекс РФ, ст. 160 п. 2 говорит о том, что использование факсимиле при совершении сделок допустимо при наличии соглашения сторон. Поскольку мы с вами помним, что сделки между юр. лицами заключаются в простой письменной форме, целесообразно условия использования факсимиле с контрагентом прописать в договоре. Существует еще старенькое, но все еще действующее письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи", которое запрещает использовать факсимиле на доверенностях и любых документах, имеющих финансовые последствия. Серьезный бухгалтер ни одну "факсимильную бумажку" не примет, как и налоговая. Практически во всех госструктурах факсимиле подписи должностных лиц вообще запрещены к использованию в основной деятельности.
    На практике: иногда в различные инстанции просят представить заверенные копии документов (подпись, печать руководителя). Во многих организациях - это работа секретаря: штамповать на каждой страничке факсимиле директора и печать организации. Так вот, даже здесь факсимиле использовать нельзя, копия считается заверенной ненадлежащим образом. Необходима исключительнособственноручная подпись ответственного лица.
    Факсимиле подписи руководителя можно использовать на письмах-рассылках, отправляемых контрагентам по факсу ( и то, если есть указание, что сие не является публичной афертой), на каких-нибудь поздравительных открытках. Хотя, это уже не соответствует правилам этикета... ;)
     
  19. Лично я печатью факсимиле пользовалась лишь по согласованию с руководителем, когда его не было на рабочем месте. Изначально был оговорен перечень документов, на которых можно было ставить такую печать. Чаще всего использовала в договорах, когда приезжали поставщики для заключения договора, а руководитель был в командировке. Но это делалось лишь в тех случаях, когда были собраны все согласовывающие подписи руководителей профильных служб (юридической, бухгалтерской и т.д.).