Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Кто готовит документы для передачи в госархив?

Тема в разделе "Архивное дело", создана пользователем Александра Бойко, 11 авг 2013.

  1. Согласно номенклатуры дел документы периодически необходимо передавать на хранение в Госархив. Хотелось бы знать, кто у вас занимается подготовкой этих документов - кто-то из персонала вашей организации или нанимаете специалистов по формированию архивных документов.
     
  2. в Госархив передают документы органы государственной власти, организации федерального уровня. если вы работаете в такой организации - весь процесс передачи доков на архивное хранение наверняка отработан. раз вы задаете вопрос, значит, вы коммерс или мелкомуниципальная контора. Госархив вас пошлет с вашими доками в пеший эротический маршрут.
    поэтому правильнее будет озадачиться вопросом организации самостоятельного хранения документов. в зависимости от объема документов и штатной численности коллектива, обязанности архивариуса либо возлагают на специально нанятого человека, либо сотрудники вполне способны самостоятельно обеспечить хранение бумаг. тех же бухов к этому обязывает Учетная политика. кадровики вменяемые тоже знают как личные дела уволенных прошить. Секретарю перепадает обязанность оформить "на вечный покой" приказы по ОД. для идеальности будет полезно разработать формы описей и научить сотрудников их заполнять.
    самый муторный момент - ежегодная ревизия бумажного хлама и его утилизация.
     
  3. У нас в каждом отделе управления закреплен человек, который занимается подготовкой и сдачей документов в архив. Если этот человек в отпуске, он или выходит с отпуска или обучает другого (чаще всего сам выходит на пару дней, чтобы подготовить документы).
     
  4. На большом предприятии/организации всегда существует канцелярия или организационный отдел, на который возложена ответственность за документооборот в полном объёме. Если предприятие/организация небольшая и не нуждается в целом отделе, то делопроизводство (и архивация в том числе) возлагается на определённого сотрудника. Чаще всего - секретаря.
     
  5. В моей организации для подготовки и сдачи документов в архив нанимался специально обученный человек, который работал по договору за определенную сумму. В данном деле есть очень много тонкостей, которые обычный секретарь, бухгалтер или кадровик знать не может, к тому же не каждый умеет правильно подшить дело. Конечно, всему можно научиться, но начальник сделал выбор в пользу специалиста-архивариуса, чтобы не отвлекать работников от их прямых обязанностей.
     
  6. В нашей организации отправкой документов в архив, занимаюсь я и то лицо, чьи документы сдаются. Он занимается внутренним содержанием, то есть изымает документы, которые необходимы для дальнейшей работы с ними, заменяя их справками - заместителями, а я занимаюсь оформлением самого дела, согласно требованиям нормативных документов.
     
  7. Документы в архив сдает ответственное лицо которое занимается этими же документами. Если лицо отказывается, то у вашего предприятия должен быть архивариус.
     
  8. Архивариусы есть на предприятиях с большим документооборотом, и там где есть архивы с большим количеством документов на хранении. В большинстве случаев ( у нас тоже ) документы хранятся три года ( не длительного хранения ). Пишем акт об уничтожении, перечисляем все что уничтожили. На практике акт пишем, а документы уничтожаем намного позже, а вдруг проверка затребует.
     
  9. Не все документы можно уничтожать, если я не ошибаюсь, в любой организации есть документы долгого хранения и передачи в архив, например, документы по отделу кадров.
     
  10. У каждого документа есть свой срок хранения, он указан в номенклатуре дел организации. Документы постоянного и долговременного срока хранения должны храниться в архиве в соответствующем виде, то есть подшитые, пронумерованные, с оформленными обложками. На такие дела обязательно составляются описи по регламентированной форме. Иногда это делают сами сотрудники организации, у которых эта обязанность закреплена в должностной инструкции, иногда заключают договор с архивистами. Если объем дел большой и есть деньги у организации, то с фирмой, которая оказывает услуги по обработке документов.
     
  11. Пока у нас не было практики сдачи документов в государственный архив. Мы храним документы у себя или уничтожаем их, по прошествии сроков хранения. Те что длительного хранения описываем, подшиваем и нумеруем по всем правилам - этим занимается тот сотрудник, кто с этими документами работает. После всех процедур он передает заархивированные бумаги нашему архивариусу (отдельной должности нет, но по совместительству дали человеку 0,25 ставки) под подпись, последний и занимается "хранением" и в случае необходимости передает дело сотрудникам, опять же под подпись. С документами не длительного хранения особо не возимся, подшиваем их так, как удобно исполнителю, главное условие: в случае необходимости быстро найти документ; также передаем их в архив предприятия под подпись. Как правило лет так через пять, иногда больше, эти документы уничтожаются.
    Архивариус, в нашем случае, в архивных делах не копается - его задача разложить их по полкам и в случае необходимости быстро найти дело или сообщить, какому сотруднику оно было предано. Конечно, список сотрудников, кому можно выдать архивные документы ограничен, в случае увольнения такого работника он проходит обходной лист, где одна из подписей - архивариус.
     
  12. Сегодня все "оптимизируют" свой персонал. Отдельный архивариус - скорее роскошь. Как вариант - выбирается кто-то, и распоряжением на него навешивается ответственность за делопроизводство, в том числе и за подготовку сдачи документов в архив. Со стороны приглашать по аутсорсингу человека и давать ему доступ к документам - не каждый согласится.
     
  13. В нашей организации для архива документы готовит бухгалтер, который назначается приказом. Он составляет опись, подшивает документы и отвозит в архив.
     
  14. У нас небольшая организация, занимающаяся реализацией строительных материалов. Ведение отчетности, организация докуметооборота и делопроизводства ложится грузом ответственности на главного бухгалтера. Следовательно он является непосредственным должностным лицом, которое занимается сдачей документов в государственный архив.
     
{sape}