Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Передача дел.

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Vlad128, 1 май 2013.

  1. Существует ли необходимость производить официальную передачу дел при длительном отсутствии работника по болезни? Как составить акт передачи, если сотрудник не в состоянии прийти на работу, чтобы осуществить необходимые действия?
     
  2. У нас на предприятии передача дел происходит только при увольнении работников или перед их уходом в отпуск (не исходя из какого-то нормативного акта, просто так сложилось на практике). Вообще сложно представить, каким образом сотрудник, находящийся дома либо в лечебном учреждении, мог бы официально передать свои дела, ведь любая опись, инвентаризация потребует его непосредственного участия.
    А какую должность занимает заболевший работник?
     
  3. У меня была ситуация, когда при увольнении кадровичка не соизволила передать дела. Юристы подсказали, что необходимо составить опись принимаемых документов в одностороннем порядке. Отказ передачи документов уволенным сотрудником новому работнику фиксируется в Акте приема-передачи. Возможно, Вы тоже можете, воспользоваться моим опытом, только причину указать – болезнь работника.
     
  4. Понятно, когда передаются серьезные документы: Устав, печати и другое, тут без описи и Акта никуда. А когда почти вся документация в электронном виде и зачастую вредный работник пытается все почистить и удалить важное при увольнении? Как быть в таком случае, тоже составлять Акт о том, что принимаемая документация, куда входят статистические данные, финансовая информация и т.д., была потеряна-удалена по вине увольняющегося? Что грозит ему в таком случае? По Трудовому Кодексу вроде ничего. Как быть?
     
  5. Все исчезнувшие документы с указанием причины фиксируются в Акте. И проучить за это реально по ст. 165 УК РФ. Уж если очень гадостный тип оказался - напишите заявление в полицию. Разумеется, тюрьма ему не угрожает, но нервы помотают хорошо. В другой раз, может мысли появятся - творить пакость или нет. Кстати, имеются программы по реабилитации документов, но это уже к магам-компьютерщикам.
     
  6. Приказом создаётся комиссия (минимум 3 человека) по приёму/передаче материальных ценностей. Комиссией составляется опись принятых/переданных ценностей, а также фиксируется в соответствующем Акте.
     
  7. Если человек будет отсутствовать больше 3 дней, то приказом, на это время, назначается ответственное лицо с составлением акта приёма-передачи. Если человек отсутствует, то акт подписывается назначенной комиссией.
     
  8. Если документы в порядке и сотрудник в больнице то составлять акт приеме-передачи нет смысла. Акт обычно составляют при увольнений сотрудника.
     
  9. При временном отсутствии сотрудника, как правило, дела не передаются. Однако, если речь идет об особо важных документах, материальных ценностях может быть составлен акт о частичной передаче дел с участием третьих лиц.
     
  10. А сотрудник на больничном - это секретарь? Не думаю, что у него есть такие дела, которые надо передавать по акту другому сотруднику. Во всяком случае, при выходе в декрет я по акту никому ничего не передавала). Если больной иной сотрудник, то передачей или не передачей его дел по акту занимается соответствующее должностное лицо - это не объязанности секретаря. Разве что в трудовом договоре у вас прописаны такие объязанности.
     
  11. Вообще нужно делать акт и передавать дела. Но по болезни у нас таких не делается, только при увольнении. Это в первую очередь нужно тому, кто передает(болеет). За его отсутствия в делах другие или подменные работники могут "начудить". А потом расхлебывай и разбирайся кто это сделал. Это не контролируется руководством, потому что работник когда-то вернется и наведет порядок. Действительно нужно в таких ситуациях делать приказ с комиссией. Жаль, у нас так не делается. На это руководству жаль времени.
     
  12. У нас передача дел была только при увольнении сотрудников. Составляли акт приема-передачи дел, который подписывала комиссия. На время болезни или командировки сотрудника назначали ответственное лицо (приказом или просто уведомлением).
     
  13. На время болезни точно никаких передач дел не делаем, назначаем лишь определенного сотрудника с доплатой за выполнение, а вот в случае увольнения - это да.
     
  14. Вам везет, что с доплатой! У нас очень редко дают доплату за замещение сотрудника, а на время болезни никогда :-(
     
  15. У нас не практикуется передача документов по акту на время болезни - никто ведь не планирует долго болеть. В случае продолжительной болезни назначается комиссия и человеку, на которого приказом возлагаются временные функции актом передаются документы к дальнейшему исполнению.
     
  16. Вообще-то "передача дел" это понятие широкое. Существует порядок обязательной передачи дел, имеющих материально-финансовый характер. Во всех других случаях в каждой фирме действуют по обстоятельствам, исходя из степени важности документов.
     
  17. Опять-таки не все отделы подходят под эту систему. Где-то по взаимозаменяемости не доплачивают, а, например, бухгалтерия обязательно с оплатой работает.
     
  18. Кроме того у нас момент доплаты нужно контролировать, т.е проверять, поставил ли руководитель галочку в поле или нет.
     
  19. Я не вижу смысла в "передаче дел" в том случае, если сотрудник заболел. У нас такое на работе не практикуется. Я сама болела. меня сменяла девочка. Никакой передачи дел, естественно, не было. Все указания я ей дала по телефону. Если возникали у неё вопросы, девочка мне звонила. На старой работе я передавала дела по акту, когда увольнялась.
     
  20. В моей организации есть четкое распределение, кто и кого подменяет в случае болезни или отпуска. При чем это четкое распределение было сделано не "свыше", а на добровольной основе. То есть каждый выбрал того, кто может его подменить на время его отсутствия и ввел его в курс дела. Правда все это в рамках отделов исполняющих одни и те же функции.