Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Следует ли придерживаться традиционного оформления протокола совещаний?

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Vlad128, 28 апр 2013.

  1. Обычно протокол содержит, кроме вводной части, краткое содержание процесса обсуждения. Как исключение, допускается отражение только резюмирующей части. Для сокращения времени отработки протокола, не следует ли исключение сделать правилом. То есть, отражать только принятые решения, конечно же, включая обязательные реквизиты.
     
  2. Очень удобно оформлять краткий протокол для оперативных совещаний. А иногда, без отражения процесса обсуждения, оформить протокол не получится, т.к. можно упустить важные детали.
     
  3. Многое зависит от того что вы протоколируете. Иногда протокол может быть и кратким без полного обсуждения вопросов. Но если вопросы решаются серьезные, лучше конспектировать все обсуждение.
    Можете делать вставки: в протоколе писать самую суть, но отдельно иметь конспект всего обсуждения или диктофонную запись.
     
  4. Чтобы впоследствии не возникало недоразумений, лучше всего перед началом совещания уточнить у председательствующего или самих участников, следует ли записывать весь ход обсуждения.
     
  5. У нас на работе, как правило, оформляется два протокола: один полный и второй сокращенный. Если протокол будет подшит к делу, которое идет на рассмотрение в вышестоящие инстанции (в моем случае это Ростехнадзор, ГКЗ и т. д.), то там обязательно нужно изложить всю информацию. Для личного пользования пойдет и сокращенная версия.
     
  6. Начнём с того, что для каждого вида совещаний существует свой протокол, свои требования к его составлению. От этого и следует плясать. И не нужно велосипед изобретать.
     
  7. В том-то и дело, что не существует законодательно установленной формы протокола. Есть краткий и подробный протоколы. Вот от этих двух видов и "пляшут".
     
  8. Я Вас понимаю, бывает не хочется и все такое. Но, лучше записывать весь ход событий. Если, что то будет "не для записи" участники сами об этом скажут.
     
  9. Протокол есть протокол, в котором необходимо запротоколировать всю информацию, так что отступать от правил не рекомендуется.
     
  10. Есть установленная форма протокола, есть перечень данных, которые должны присутсвовать в протоколе. А для краткой формы есть такое понятие, как выписка из протокола, которая отражает один из вопросов содержащихся в протоколе.
     
  11. Краткая форма протокола и выписка из протокола неравнозначные понятия. Выписка может быть сделана и из краткого протокола, но из выписки нельзя сотворить ни краткий, ни полный протоколы.
     
  12. Весь ход обсуждения однозначно, не имя стенографических навыков, записать трудно. Благо сейчас на совещаниях можно использовать диктофоны, а в последствии оформлять по ним протокол.
     
  13. Понятно, что записать весь ход обсуждения сложно. К тому же очень часто имеют место быть ошибки. Я не говорю об орфографии. Смысловые ошибки искажают суть обсуждения. Как-то видел интервью с Кургиняном, он рассказал, что в ходе обсуждения процитировал известное четверостишие Луи Арагона:
    Вот барышня протоколистка и записала: "Забыли вы про галстук из Канады". Каждый о своем, наболевшем.
     
  14. Форма организации у предприятий, гос. или научных учреждений и фирм - различна. Столкнулась с заседаниями ученных советов при исследовательском институте и прозрела от количества бумажной ненужной работы. Мало того, что протоколы ведутся при всех совещаниях у директора института (одна форма), каждую неделю - ученный совет (2 формы), выездные конференции и совещания филиалов (еще 2 формы).
     
  15. Мне доводилось составлять протоколы совещаний ещё, когда я работала на старой работе. Кстати, жёсткой формы у нас не было. В протоколе важно было отразить, кто присутствовал на совещании, тематику совещания, кто выступал и по какому поводу, а также прописать резюме (что постановили в ходе совещания). В принципе, ничего сложного. Я справлялась.
     
  16. Как такового "традиционного" оформления договора нет, всё в вольной форме, действительно есть пункты которые мы обязаны внести: присутствующие. отсутствующие, выступающие. Однако форма протокола была вольная.
     
  17. А как же описание предмета собрания? Описание итогового резюме и так далее? Все же типовые формы есть, другое дело надо смотреть насколько они уместны для вашей организации.
     
  18. Ну какие тут могут быть типовые формы! Протоколы собраний относятся к внутренним документам, если это как-то регулируется приказами руководителя, то пишите в соответствии с ними. А так...
     
  19. Смотря что за протоколы. Если они касаются планируемых изменений в юридические формы предприятия, смены собственников, изменения уставного капитала и так далее, то тут только типовые формы.
     
  20. Это не задача секретаря. Над формулировками в таких случаях работают юристы, а секретарь только отмечает что принимали, за что и как голосовали.
     
{sape}