Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Как уничтожаете?

Тема в разделе "Архивное дело", создана пользователем Balakyn, 19 апр 2013.

  1. Поделитесь опытом - с кого как требуют уничтожать документы после истечения срока хранения: достаточно разорвать пару раз или обязательно покупать специальную машину?
     
  2. В нашей организации нужно уничтожать документы специальной машиной - шредером. И еще одно уточнение, если вы собираетесь уничтожать документы, то не забудьте, что для этого нужна специальная экспертная комиссия комиссия. В такую комиссию должны входить представитель руководства организации, архивист, главный бухгалтер организации, представитель кадрового отдела, представитель юридического отдела, сотрудник службы ДОУ или секретарь организации. При этом составляется специальный приказ и обязательно проводится экспертиза ценности документов.
     
  3. И что, так поступаете со всеми документами? Или существует особая категория бумаг "повышенной секретности"? Ведь если так уничтожать любые документы, то комиссия будет заседать постоянно.
     
  4. Мы создаём комиссию на предприятии, которая выделяет документы, подлежащие уничтожению. Составляем акт на уничтожение, с перечнем документов. И передаём всё это в архивную компанию, которая занимается непосредственно уничтожением.
     
  5. Такое впечатление, что авторы работают в секретных организациях. :) Мы по истечению срока хранения часть документов пускаем на "вторичку" (для повтороного использования). А часть уничтожается с формальным составлением акта. Уничтожается просто - листок разрывается на две части и выбрасыватся.
     
  6. И я о том же. У нас распространена практика "обороток" (использования некоторых документов по второму разу) - для этого некоторые даже отдельные коробки держат. А уничтожать через комиссию следует только документы строгой отчетности, список которых индивидуален для каждой организации.
     
  7. Я работаю в нотариальной конторе. У нас все документы (случайно испорченные листы или заведенные дела) сжигаются. Мы не имеем права даже рвать или разрезать специальной машинкой. При уничтожении дел создается Акт уничтожения.
     
  8. а потом приходит ночной директор (уборщица) изымает половинки и передает "куда следует" )))
     
  9. уничтожать документы с истекшим сроком хранения (в том числе переписку) надо строго по акту.
    по поводу обороток был очень прелюбопытный случай: прислали нам письмо, а на обороте - вся поднаготная о начислении пенсии (с указанием сумм и домашнего адреса (!!!) 152-фз прям обрыдался по таким ушлым экономистам.
     
  10. Я работаю судебным приставом, поэтому у нас тоже все строго. Формируется комиссия, составляется акт на уничтожение, документы вывозятся и под присмотром членов комиссии сжигаются раз в полгода.
     
  11. Экспертная комиссия для того и нужна, чтобы определить, не содержат ли документы конфиденциальную информацию или сведения, составляющие интеллектуальную собственность, а, может быть, и коммерческую тайну. Для этих случаев, как раз необходима коллегиальность и составление соответствующего акта. Сжигание – наиболее радикальный метод.
     
  12. У нас в адвокатской конторе мы составляем документ об уничтожении архивов и затем сжигаем их. Это самый верный способ уничтожения документов.
     
  13. Много документации обычно идет на черновики. Бумаги постоянно не хватает. Ну, а документы строгой отчетности, по истечению срока хранения, уничтожаются строго по акту. Такие дела передаются на утилизацию в специализированную организацию. с составлением накладной, где указана дата, точный вес и количество дел.
     
  14. А куда следует? ;) Кому интересна информация двухгодичной давности о переводах, переносах отпусков, акты расследования производственных неполадок... Вам это интересно?
     
  15. В нашей организации все документы, не подлежащие длительному хранению и не имеющие исторической ценности, что определяется согласно номенклатуры дел, сдаются в специальную организацию в виде макулатуры, о чем выдается специальная квитанция, которая прикрепляется к акту на уничтожение документов.
     
  16. Одно время каждый клочок на черновики запускали – экономили, пока шефа не запугали возможностью использовать подписи и печати, даже заштрихованные и перечеркнутые, «врагами». Теперь шредер измельчает на кусочки все. Случайно уничтожишь, в целях безопасности, что-нибудь важное, а потом восстанавливать приходится.
     
  17. Аналогичная сдача документов, не подлежащих длительному хранению, и не имеющих исторической ценности, проводится согласно описи, прикрепленной к акту на уничтожение. Подтверждением о сдаче является квитанция.
     
  18. В нашей организации архивные документы с истекшим сроком хранения изымаются по описи и уничтожаются согласно акту, который подписывают члены архивной комиссии. Фактически это происходит следующим образом. Назначается сотрудник, ответственный за уничтожение документов. Ему выделяется машина с водителем, который помогает погрузить документы и вывезти на склад, еде есть специальная площадка, на которой документы сжигаются. Человек берет опись, папку кидает в бочку и ставит в описи галочку.
    На черновики архивные документы использовать нельзя. Но у нас для повторного использования и так хватает документов, которые не нуждаются в длительном хранении. В плановом отделе много разных пояснительных записок, расчетов. Там хранят только окончательный, подписанный вариант, а остальное идет на черновики.
     
  19. Мы уничтожаем просто сжиганием бумаг в мусорном контейнере специально для этого стоящем. Также есть шредеры, но мы ими не пользуемся.
     
  20. Всё зависит от уровня организации, которые имеют коммерческую, банковскую, государственную тайны. В этом случае соблюдаются строгие правила по уничтожению документов через специальные службы с составлением соответствующих оценок, экспертиз, актов. В организациях и фирмах без каких либо "тайн", уничтожать документы, прошедшие проверку. можно раз в 5-10 лет (по мере накопления ненужных дел) посредством: сдачи в макулатуру, разрывания, сожжения, вторичное использование. Само руководство принимает такое решение. Но для проверок разными органами обязательно нужны отчёты об уничтожении.
     
{sape}