Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Кто отправляет факс?

Тема в разделе "Кадровое делопроизводство и документооборот", создана пользователем Romachka, 24 мар 2013.

  1. Организация насчитывает штат сотрудников более 150 человек, по роду деятельности они оправляют много факсов, кто должен выполнять эту работу? Если секретарь, то в какой срок он должен это выполнить?
     
  2. Из моей практики, факс отправляет и получает, а также регистрирует, секретарь и это должно быть прописано в должностной инструкции. Но ввиду того, что штат у Вас достаточно приличный, одного секретаря здесь мало, нужна целая канцелярия. А сроки отправки указывает исполнитель на дополнительно прикрепленном к факсу, стикере.
     
  3. Отправкой и приемом документов по факсу все же должен заниматься секретарь, проводя отдельную их регистрацию.
     
  4. Я в таких больших компаниях не работала, но у нас на фирме всегда отправляла и регистрировала факс именно я. Факс стоял у меня на столе. Иногда, когда меня на месте нет, принимают факс без меня, а я его потом регистрирую и подписываю. В вашем случае действительно одного секретаря маловато, если речь идет о 150 сотрудниках именно офиса.
     
  5. жуть какая.
    у мну факс на автомате. самое клёвое было, когда стояла программа Вента-факс - факсы "сыпятся" в комп и есть возможность их либо по электронной почте получателю передать, либо вообще сделать папку сетевую, пусть сами разгребают.
    не говоря уже об экономии бумаги на спам-рассылках.
    полученные по факсу документы регю исходя из содержания. что-то отдаю напрямую, что-то в мусорку летит.
    факсы для отправки документов стоят в подразделениях, ведущих активную переписку с внешним миром. все люди образованные, так что проблем с освоением чудо-машинки ни у кого не возникло. в приемную за такой услугой обращаются крайне редко.
    Отправляемые по факсу документы УЖЕ зарегистрированы в журнале исходящих. если есть необходимость фиксировать СПОСОБ ПЕРЕДАЧИ документа, добавьте в журнал графу (окошко) и указывайте "простым письмом", "по факсу" "по эл.почте". это удобнее, чем плодить стотыщ книг учета.
     
    Alena и Валентина Ю. нравится это.
  6. Вот где, а в бухгалтерии нужен особенно строгий учет факсов, как входящих, так и исходящих. Возможно, в дальнейшем эти документы послужат доказательством в суде, а фиксация их отправки и получения - доказательством надлежащего вручения.
     
  7. Когда работала на крупном предприятии (около 3000чел.), то все факсы отправлялись через канцелярию, а учет отправленных писем велся в отделе и в канцелярии. Когда работала секретарем на фирме в 100 человек, то самостоятельно отправляла и регистрировала все факсы, правда их количество было не очень велико - 15-20шт. в день. В первую очередь отправляла срочные факсы, если не было срочных, то по мере поступления.
     
  8. Ой не смешите мои мультифорки! Как вы будете доказывать ФАКТ отправки? Покажите журнал учета? И что? Да такой журнал за полчаса сляпать можно. Противная сторона предъявит свой журнал, где нет никакого вашего факса.
    "Надлежаще оформлено": послано по почте с описью (то есть незаинтересованное лицо штепсель поставило, что действительно в конверте бумага важна наличествовала) и уведомление о вручении. И потом, в бухгалтерии, если уж на то пошло, принято иметь оригиналы первичных документов, явившихся основанием для проведения финансовой операции.
     
    Alena нравится это.
  9. Скажем так: если это - телефонограмма, то ее отправить - обязанность секретаря. А простые письма по факсу вполне могут отправить и менеджеры, особенно если секретарь занят. Главное - своевременно зарегистрировать и присвоить им номер.
     
  10. Как факс может служить доказательством? Это не документ. А отсылает их тот у кого на столе стоит факс, всё просто.
     
  11. У нас тоже в организации штат более 100 человек. Отправлять и принимать факс, проводить регистрацию - моя обязанность и это предусмотрено должностной инструкцией. Но в отделах с большой численностью сотрудников (10 и больше чел.) также есть факс, они сами принимают, отправляют, регистрируют документы. Вместе со мной в приемной сидит сотрудница, которая занимается архивами. Если у меня много срочной работы, она всегда помогает. Так ей вменил директор при приеме на работу, никогда никаких недоразумений не возникало. Правда, регистрацию веду только я, так мне удобнее. Вообще все мои обязанности расписаны в должностной инструкции. Я, наверное, поэтому и люблю очень свою работу, что все четко и понятно.
     
  12. Действительно, обязанности секретаря, с учетом отправки факсов, изложены в должностной инструкции. Но есть особые приоритеты, потому сначала выполняются обязанности, связанные с директором, а прочих с факсами можно аккуратно послать. Не вижу проблемок в отправке менеджерами приглашений на семинар или непонятных поздравлялок. Но к любому секретарю существует подход, ведь шоколадка или небольшая упаковочка кофе лишними в секретарских запасниках не бывают, а на отправку факсов влияют положительно.;)
     
  13. У нас довольно крупная организация с несколькими филиалами. В головном офисе факсы установлены в каждом отделе. Секретарь отправляет и регистрирует только официальные письма организации, которым присваивается номер. И то, на деле все обстоит проще. Приходит сотрудник в канцелярию, говорит о том, что нужно такое-то письмо туда-то отправить. Секретарь регистрирует, а сотрудник уже сам дозванивается и отправляет.
    В отделах факсы служат для внутренних нужд организации. Скажем, в отделе снабжения принимаются факсы, содержащие прайсы организаций или счета, которые служат лишь для ознакомления. Отдел бюджетирования отправляет по факсу в филиалы утвержденные бюджеты (подписанные руководством), а все подробные аналитические таблицы высылаются по электронной почте. Отдел кадров тоже имеет факс. По нему получают, например, резюме от соискателей или копии каких-то документов из филиалов. Это нужно для оперативной работы. чтобы не ждать, пока привезут оригиналы.
     
  14. Условно все исходящие факсы можно разделить на две группы: те которые регистрируются в журнале исходящей корреспонденции и те которые идут без такой регистрации. Обычно их отправляют сразу-же после регистрации. Те факсы которые регистрируются, а регистрация исходящих входит в обязанности секретаря, секретарь и отправляет. А те, что можно не регистрировать, в основном это всякие счета, прайсы, акты, отправляют сами сотрудники. Благо факсы есть в каждом отделе.
     
  15. По-моему, факсы теряют свою актуальность, это для экстренных ситуаций. Тем более, что со временем тексты становятся нечитабельными и должны подтверждаться оригиналами. А система учета при наличии этого средства связи во многих подразделениях - это проблемка. Не проще ли использовать Интернет, эл. подписи и т.п.?
     
  16. У нас факсовые аппараты стоят практически во всех отделах. Таким образом начальники этих отделов регулируют отправку факсов.
     
  17. При таком количестве сотрудников вполне вероятно существование компьютерной. Я работала в организации, где факс находился именно там. Сесадмины принимали факсы и всю электронку, а затем уже сдавали в канцелярию. А отправляли все, кому нужно, в том числе и секретарь, но при этом в специальный журнал записывались.
     
  18. В обязанности секретаря входит отправки и прием факсов и любой другой корреспонденции. Очень хорошо выручает "автомат" в факсе.
     
  19. У нас в штат всего 50 сотрудников, а вот в вышестоящих организациях бывает и за 200 зашкаливает, там создана канцелярия, которая занимается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, в том числе и факсами.
     
  20. У нас с отправкой факсов нет никаких проблем. В каждой службе есть свои факсы, по которым сотрудники при необходимости отправляют или получают корреспонденцию. У меня на столе тоже стоит факс. Я отправляю в основном "свои" документы, хотя ко мне на факс может прийти чужая корреспонденция. Я в основном такие факсы перенаправляю по назначению через внутреннюю связь.
     
{sape}