Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Электронный каталог

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем 0lesya, 23 мар 2013.

  1. Нуждаюсь в совете. Мне необходимо создать электронный каталог картин и других произведений искусства, которые находятся в офисе. Их много. В какой программе это правильно сделать? Начала в Word, но чувствую, что это не профессиональный подход. Разделы в каталоге будут стандартные: Название, автор, описание, место нахождения (кабинет № такой-то), инвентаризационный номер, фотография.
     
  2. Может попробовать в Excel, с таблицами там как-то удобнее работать, меньше мороки чем в Word. Я подобный каталог там делала.
     
  3. Очень интересно. А фотографии у Вас в каком столбце или Вы без фоток делали?
     
  4. Я фотографии в тот каталог не вставляла, но вообще можно вставить. В меню вставка, иллюстрации, клипы.
     
  5. А я давно для себя открыла программу Microsoft Outlook не как почтовую, а как прекрасную возможность создавать пользовательские формы для ведения электронной картотеки. У кого ни спрашивала, никто такими возможностями этой программы не пользуется. Зато несколько моих подчиненных, которые работали с моими картотеками, при смене места работы уже не хотели переходить на другие программы регистрации документов и просили меня разработать и для них карточки и создать картотеки на их новых рабочих местах. Это, конечно, были небольшие фирмы, где руководство не очень стремится тратиться на ведение делопроизводства. Я тоже с этим когда-то столкнулась и в полной мере оценила смысл пословицы про спасение утопающего собственными руками. Кстати, для домашнего использования разработала электронные карточки для регистрации DVD и прочих дисков. Для тех, кому интересно, прилагаю скрины.
     

    Вложения:

    Скрепочка нравится это.
  6. где???? :confused: я ща обтыкалась, не нашла вкладок, как на скринах :(
     
  7. Да, конечно, в чистом виде таких форм там нет. Я и написала, что программа Microsoft Outlook дает возможность создавать собственные формы для регистрации каких угодно видов документов. Делается это на базе стандартной Задачи. Дальше (прямо в Задаче) надо перейти в режим конструктора, при этом появятся вкладки, которые не видны в обычном режиме. Вкладки со 2 по 6 можно конструировать по своему усмотрению, а в готовой форме сделать так, что видимыми будут только те вкладки, которые Вам нужны. Работать с полями (создавать собственные или использовать те, которые уже есть в программе в карточках Задача или Контакт) надо с помощью кнопок Выбрать поля и Элементы управления.
    Конечно, программу надо освоить, в начале ее изучения какое-то время я тоже поломала над ней голову... Но зато результат таков, что я из года в год работаю в прекрасной программе, без проблем подстраиваю ее под изменяющиеся обстоятельства (например, вношу фамилии новых исполнителей документов, меняю перечень должностей в раскрывающихся списках и пр., пр.) не завишу ни от какого обслуживания, компания не тратит лишние деньги, переношу картотеку на любой компьютер, какой захочу. Вся база резервируется одним файлом, так что за много лет ничего никогда не потерялось.
    Если кто-то всерьез заинтересуется этими возможностями Microsoft Outlook и будет ее осваивать, всегда могу ответить на вопросы.
     
  8. Самое простое – это создание картотеки в Exel. Очень много плюсов. Каждая страница может иметь своё название, возможность быстро найти необходимый объект, а так же отредактировать данные.
     
  9. Можете попробовать в Power Point сделать как презентацию, если, конечно, это удовлетворяет требования, я делала каталог в InDesign - программа для верстки, нужно будет немного подучить, так как предназначена для профессионалов, однако, и опыта больше будет, и интересно, и качественно, файл сохраните в формате PDF.
     
  10. +100500. обожаю Exel. в нем можно всяко разное сотворить. :) и поиск, и сортировка, и все наглядно... няка-няка одним словом.
    но вот идея с Аутлуком заинтриговала. пошла ковыряться ;)
     
  11. Поковыряйтесь, Скрепочка, поковыряйтесь. Я этап с Excel тоже проходила, поэтому могу сказать не понаслышке. Лично для меня разница между картотекой в Excel и картотекой в Microsoft Outlook это как разница между "Запорожцем" и "Мерседесом". Я когда освоила в Аутлуке всё, что мне было надо (а там есть свои заморочки), перестала понимать, как я раньше могла работать!
     
  12. Идея с аутлуком и правда свежа. Мало кто использует все его возможности. Рассказала коллегам, примите наши аплодисменты. Мой каталог продвигается. Excel отвергла. Ненаглядно и трудно распечатывать. Хотя сортировать в нем по ключам очень удобно. InDesign - это для меня новое. Пойду посмотрю, что за зверь такой.
     
  13. Olesya, спасибо за отзыв!
    Есть еще такой зверь, как InfoPath. Встраивается в Outlook и отображает данные в табличном виде, каждая строка открывается как карточка, при этом распечатывается так, как выглядит на экране. Для пересылки по электронной почте легко сохраняется в формате PDF.
    Так что работы для пытливого и не желающего ни от кого зависеть делопроизводителя непочатый край! Желаю удачи.
     
  14. Ого! Спасибо. Вы профи.
     
  15. Я тоже поддерживаю вариант Power Point. Для вашего дела - это самое лучшее. Мы на работе всегда так делаем.
     
  16. Я не на сколько продвинута, чтобы разобраться в этих обсуждаемых новых программах, поэтому мне приходится работать только в Excel. Но постараюсь все же освоить и другие варианты.
     
{sape}