Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Регистрация входящей документации

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем kowka, 21 мар 2013.

  1. По правилам делопроизводства всю входящую документацию необходимо регистрировать, и ставить визу тем днем, когда она поступила. Директор запретил мне визировать документы от одной фирмы, чтобы избежать судебных разбирательств в дальнейшем. Как поступить в такой ситуации, если человек, который ее приносит, настаивает и угрожает в случае моего отказа в регистрации.
     
  2. Зачем себя утруждать объяснениями и спорами, заведите для этого клиента неучтенный журнал, со всеми необходимыми атрибутами Вашей фирмы, в конце концов директор Ваш работодатель и на этой фирме Вы получаете зарплату)
     
  3. Мне тоже не нравятся такие не честные игры, от которых прежде всего секретаря ставят в такие неприятные ситуации, из которых любой выход чреват неприятными последствиями.
     
  4. Мне кажется, тут действительно могут быть серьезные неприятности. Ваш начальник же в письменном виде не дал Вам указания, чтоб Вы не вели регистрацию? Так ведь? А в случае разбирательства спрос будет с ответственного за регистрацию входящей документации. Лучше поговорить с начальником о Вашей ответственности за это.
     
  5. Зачем ваша компания тогда работает с такой фирмой? Если Вас придут проверять, то проблем может быть больше! Лучше поговорите с начальником, или заведите "дежурный" журнал, чтоб шеф не знал про него! Хотя не понятно, что может быть криминального, если есть все документы с мокрой печатью и проставленной визой!
     
  6. За то, что Вы отказываетесь принимать и регистрировать документы, Вам ничего не будет. А вот для чего в вашу организацию ходят и угрожают непонятно. Пусть отправляют заказным письмом с уведомлением.
     
  7. Полностью поддерживаю ВладимираС. Вы же секретарь, поэтому придумайте неточности в документах, из-за которых вы не можете их принять Я так всегда делаю. Самый лучший конек - проверка доверенности (редко какой директор подает документы лично от своей фирмы). У меня начальник часто дает указания: у тех принимать, у тех - нет, там отвечать на вопросы, а там схитрить, я не переживаю. Как говорится: жираф большой, ему видней. Он мой начальник и терять работу я не хочу. А когда люди начинают возмущаться, я им напрямую говорю, все вопросы к начальнику.
     
  8. Отказать в приёме Вы не можете. Единственный выход - найте процедурные моменты, пусть и надуманные. Нужен железный формальный повод. Даже если доверенность есть можно заявить, что подпись неразборчева или песать смазана. А после прийдётся ставить начальника в известность и находить общее решение.
     
  9. Сложно сказать, что Вам следует делать в такой ситуации. По закону, Вы должны регистрировать всю входящую документацию. Очень хороший совет, завести отдельный журнал. Это, в будущем, убережёт Вас многих неприятностей.
     
  10. Вы же сами пишете - "запретил, чтобы избежать судебных разбирательств в дальнейшем". Значит заведение отдельного журнала Вам ничего не даст. Выплывет в суде. Попробуйте ответить, что Вы не регистрируете подобных писем больше, пусть отправляют через почту рекомендованное письмо.
     
  11. Ваш директор - самодур.
    Изменять законодательно установленные правила он не имеет права: регистрировать всю входящую корреспонденцию вы обязаны.
    Если заведете отдельный журнал для этой фирмы, то в случае судебного разбирательства проблем будет еще больше.
    Я бы просто "шепнула" представителю фирмы отправить корреспонденцию по почте заказным письмом с уведомлением.
     
    Босс и Татьяна80 нравится это.
  12. Хороши рекомендации на счет не принимать, заворачивать назад и отдельного журнала... А ведь курьеры приходят обычно с двумя экземплярами документа и просят оба визировать, забирая один на свою фирму или требуют копию снять. Таким образом у них оказывается экземпляр с вашей визой и ответственной за прием становитесь Вы. В начале своей карьеры я столкнулась с такой же историей и по приказу директора не принимала документы, затем вела отдельный журнал, а в дальнейшем даже отказывалась забирать с почты заказные письма. В итоге был суд и представьте мое состояние на заседании, когда мне предоставляли документы с моей визой о приеме, а мой директор о них "даже не слышал", предъявили документ с почтового отделения о том, что я отказывалась забирать корреспонденцию с почты. По факту именно я явилась причиной неосведомленности начальства о сложившейся ситуации и доведения дела до суда. Естественно, что в суде все понимали, что начальство в курсе всех дел, но прикрывается некомпетентностью секретаря. Я до сих пор сохранила теплые и дружеские отношения с тем руководителем и он мне благодарен, что я взяла удар на себя и отстаивала его интересы в суде, но никогда подобного я больше не повторю - не хочу больше отвечать заведомо ложно на вопросы суда и Вам не советую. Лучше потерять работу, чем потом отвечать на неудобные вопросы в суде.
     
  13. А можно узнать о каком законе идёт речь?
    p/s/ Это не шутка, действительно интересно.
     
  14. А мне вообще не понятно, как представитель "проблемной" компании приносит письма. Я бы на этой фирме отправляла бы письма и требования только рекомендованными да еще и с описью. Тогда уже, хоть командует директор, хоть нет, а суда не избежать, т.к. доказательства получения уведомлений - налицо.
     
  15. Полностью согласна с Татьяной 80. Лучше всего намекнуть этому контрагенту, чтобы он высылал письма по почте. Так всем лучше будет. Секретарь зарегистрирует письмо по факту получения, а сам представитель фирмы будет иметь доказательство того, что письмо доставлено.
     
  16. Намекнуть, то можно, но отправлять почту курьером - это право отправителя. Видимо между ними уже возникали какие-то конфликтные ситуации, раз фирма отправитель настаивает на курьерскую доставку.
     
  17. Нечего сказать, хороший директор. Напрямую выяснить спорные вопросы с контрагентом не хочет. Конечно, секретаря подставить проще всего. Не позавидуешь в такой ситуации.
    Насчет совета завести отдельный журнал регистрации. Не советую этого делать. В случае, если та фирма на самом деле подаст в суд, отвечать придется Вам, потому что делопроизводство, в том числе и регистрация входящей документации - это Ваша прямая обязанность. Я бы поговорила с директором. Пусть даст указание охране не пускать представителей этой фирмы, раз сложилась такая ситуация.
     
  18. Думаю, автор просто не совсем правильно выразился. Работа секретаря регулируется "Инструкцией по делопроизводству" предприятия, а не законом. На уровне государства - это Типовая инструкция по делопроизводству, но в каждой организации должен быть разработан свой нормативный документ. Так вот, именно эти инструкции и предписывают, что вся входящая корреспонденция должна обязательно проходить через регистрацию.
    Кстати, к этой же инструкции идет приложение со списком "нерегистируемых" документов. Это обычно приглашения, бухгалтерские документы и похожие вещи.
    По проблеме ТС: может, попробуйте сослаться на то, что документ неугодной фирмочки не должен регистрироваться согласно Вашей внутренней инструкции? Можно даже внести очень расплывчатые изменения в свою инструкцию для перестраховки. Но это как-то.. скользко очень.
    В целом, я все-таки согласна с общим мнением: подставлять себя под удар ради фирмы или нет - решайте сами. Я бы не рисковала.
     
  19. В случае, когда два начальника между собой отношения выясняют, секретарю не позавидуешь. Скорее всего речь идет все же не о курьерской доставке. Письмо мог принести и работник фирмы нарочным. Курьера в данном случае можно приравнять к почтальону. Он может потом выступить свидетелем в суде и рассказать, что в канцелярии от получения письма отказались. Вряд ли он стал бы рассказывать при передаче письма о последствиях.
     
  20. Коллеги! Хэлп!
    Есть у кого-то образец приказа о вводе регистрации вход./исход. документации. В компании не ведется документооборот вообще!
     

Эту страницу находят по фразам:

  1. делопроизводство должна ли секретарь отдавать документы под подпись

{sape}