Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Сопроводительное письмо

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Monari, 21 мар 2013.

  1. Добрый день.
    Как правильно составить и оформить сопроводительное письмо к пакету документов? Пакет документов включает в себя порядка 50 различных положений, приказов и т.п. Если составлять опись документов по всем правилам, объем сопроводительного письма будет достаточно большим (2-3 листа). Как в таком случае нумеровать листы сопроводительного?
    Заранее спасибо!
     
  2. В сопроводительном письме не обязательно перечислять документы, достаточно указать количество листов и экземпляров, например: Приложение: на 50 л. в 1 экз. Нумерация листов не требуется.
     
  3. Сопроводительное письмо можно сделать на одном листе. Достаточно указать, что направляется определенное количество документов, согласно прилагаемой описи. И уже в ней расписать номер, вид документа, количество экземпляров и листов каждого из них. Листы описи пронумеровать.
     
  4. Нужно расписывать наименование каждого приложения (заголовок), количество экземпляров и на скольких листах находится этот документ. Если нумеровать приложения, прошить и скрепить подписью сзади с указанием количества листов, то в сопроводительном письме заголовки можно не расписывать, просто указать, что приложение на 50 листах.
     
  5. Если необходимо наличие доказательств передачи конкретных документов , опись к сопроводительному письму составлять нужно обязательно, не зависимо от ее объема.
     
  6. Когда у меня в приложении идет большой пакет документов, обычно, я не расписываю наименование каждого. Подробно пишу в самом сопроводительном письме о чем оно и добавляю - приложение на __ листах. Но если очень важные документы для госструктур, то описываю подробно.
     
  7. достаточно указать опись сопроводительного письма, в котором подробно перечислить содержание письма! А перечислять все наименования нет необходимости, так как это может быть на несколько страниц!
     
  8. В сопроводительном письме указывается ссылка например - приложение: на 50 листах в 1 экз.
    Приложение прошивается, нумеруется с обратной стороны последнего листа делается заверительная надпись - количество листов, подпись, печать.
     
  9. сопроводительное оно на то и сопроводительное, что сопровождает документы. Это означает,что оно содержит информацию ЧТО, зачем и почему посылается с данным письмом. а вы предлагаете к сопроводительному еще и опись добавить. а к описи что приложить? может реестр какой? и как ту опись в письме отразить? направляем пакет учредительных документов и опись ?
    не проще само сопроводительное письмо оформить в виде описи? ;)
     
  10. Ой ребята не знаю, но по моему горькому опыту лучше перечислять все приложения, с кол-вом листов и какие экз.высылаются в адрес. Потому как какая-нибудь не радивая секретарша что-то напартачит. Начнут разбираться. Будете тратить лишние нервы. А так показали сопроводку и всё. Так что пишите подробно, каждый лист сопроводительного письма нумеруя.
     
  11. Если прилагаются важные документы, то желательно все же все их перечислить с указанием листов и страниц, чтобы потом не возникали вопросы.
     
  12. Все зависит от количества документов, для передачи которых составляется сопроводительное письмо. Мы недавно готовили документы для Арбитражного суда. Там целая стопка документов была! Причем акты КС-2 и договоры были на нескольких листах. Подборку документов я пронумеровала, каждый лист проштамповала (копия верна), подписала у руководителя. Затем всю стопку сшила, с обратной стороны заклеила концы сшивающей нити бумажкой, на которой указала, что прошнуровано и пронумеровано столько-то листов. Руководитель подписал и поставил печать. Важно, чтобы печать стояла не только на бумажке, но и захватывала часть последнего листа. В самом сопроводительном письме написала, что направляем подборку документов по требованию, изложенному в таком-то письме от такой-то даты. Приложение - столько-то листов в 1 экземпляре согласно описи. Дополнительно к сопроводительному письму составила опись документов.
     
  13. Пример. Когда направляют куда-то уголовное дело, состоящее из пары томов по полторы сотни листов каждый, их прошивают, нумеруют, составляют для каждого тома подробную опись (тоже подшивается, разумеется), после чего в сопроводке указывают только количество томов и листов в каждом томе. Если же документы у вас не сшиты, то в сопроводке однозначно нужно указывать каждый в отдельности.
     
  14. Для отправителя же и важно, чтобы полный пакет документов остался полным. Кроме того, лучше брать пример с оформления пакета документов для подачи в суд: каждый документ описывается и уточняется. Возможно это и кропотливое занятие, но считаю это наилучшим вариантом в делопроизводстве.
     
  15. При отправке я просто заполняю реестр посылки. В нем указывается сколько и какие документы в письме.
     
  16. Когда оформляю "сопроводиловку" с большим приложением, то вкратце описываю каждый документ из приложения-"Запрос №3 от 23.12.2149 от Ростехнадзор..." и т.д.
     
  17. Обычно в сопроводительном указываются додатки с количеством арк., но если направляются какие то уж очень важные документы, лучше их переписать с указанием колличества страниц каждого.
     
  18. Мой вам жизненный совет, отправляйте сопроводительное письмо с любыми документами и всегда указывайте количество страниц и точное наименование, не смотря на то, что документы важные или нет!
     
  19. Скажу честно сопроводительных каждый день пишу очень много, и поверьте, расписывать каждый ну нету времени. Да при этом всём, указание шефа такое, потому что он их подписывает, а перед этим читает)))).
     
{sape}