Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Организация – передача дел в архив. использование документов.

Тема в разделе "Архивное дело", создана пользователем madlen, 21 мар 2013.

  1. Как передаются дела в архив организации. Использование документов.
    Цель создания архива - обеспечение сохранности документов в организации. Дела в архив организации передаются согласно графику, который согласовывается данным архивом с руководителями структурных подразделений. Этот процесс утверждается руководителем данной организации и должен быть закреплён в документе «Основные правила на предприятии». Обязательно должен присутствовать работник структурного подразделения на предприятии при приеме-передачи в архив каждого дела.
    В архиве документы не только хранятся, но и подлежат использованию, для этого разрабатывается и принимается специальный регламент согласно которому выдаются документы из архива. Как правило данный процесс должен осуществляться согласно заявкам сотрудников предприятия.
    Выдача оформляется с помощью актов о выдаче дел и только для других организаций во временное пользования.
    Срок выдачи документов во временное пользование для работников данного предприятия не должен превышать одного месяца. Три месяца предоставляются для других предприятий во временное пользование.
    Необходимость архива на предприятии заключается в том, что в обязанности контролирующих органов, входит право проводить соответствующие проверки.
     
  2. Я работаю судебным приставом и сдача 2 раза в год архива - это сущий кошмар. Нужно подготовить описи, пронумеровать и прошить дела. Плюс нужно заполнить обложку дела: дата открытия, дата закрытия дела, основания для закрытия. К тому же каждое дело подписывает начальник службы. Но зато, когда через год после закрытия приходит жалоба по делу, которое я давно уже закрыла и не помню что к чему, я поднимаю это дело с архива и достойно отвечаю жалобщику.
     
    Alena нравится это.
  3. К счастью, сейчас есть возможность создания электронных архивов. Это ускоряет поиск документа, сохраняет его конфиденциальность, а так же освобождает огромные площади, которые ранее были заняты архивами.
     
  4. Електронные архивы в нашей реальности не заменяют арзхивы бумажные, а только дублируют их. Единственный плюс - работать с информацией стало удобнее.
     
  5. Передачу в архив бумаг фирмы вспоминаю, как страшный сон. Создаются дела, каждое дело нужно озаглавить, правильно оформить обложку, каждый листик в деле пронумеровать, прошить и составить опись. Понятно, что если поручили – выполнять надо. Но освобожденной от документов территории радовались, кроме меня, все. После такой каторги я поняла, что архивный работник должен обладать огромным терпением, внимательностью и дотошностью.
     
  6. Не знаю почему, но мне всегда нравилось упорядочивать архивные документы. Всегда трепетно относилась к каждому документу, подлежащему хранению, а значит имеющему историческую ценность.
     
  7. Мы действительно недооцениваем важности тех бумаг, с которыми работаем сегодня, потому что рутинная работа с ними просто притупляет бдительность, а если нам придется вернуться к ним через пару лет, это уже будет ценный архивный документ.
     
  8. Документы к сдаче в архив готовят работники каждого структурного подразделения. Они подбирают документы для брошюровки. Работник организации, ответственный за создание и ведение архива, принимает документы по описи, а затем регистрирует их. Существуют специальные прошнурованные и пронумерованные книги, где регистрируются передаваемые в архив документы. Электронный документооборот облегчает работу, но только не в случае с архивными документами. В этом деле происходит дублирование, но это тоже нужно, так как облегчает поиск нужного документа. Кадровые документы, например, очень важны для назначения пенсии. Бывшие сотрудники могут обратиться за справкой в архив и через тридцать лет после увольнения для подтверждения своего трудового стажа.
     
    Анна2177 нравится это.
  9. Мне тоже нравится готовить документы в архив. Очень ответственно отношусь к этому, потому что знаю, что эти документы со временем пригодятся, например при оформлении на пенсию.
     
    Александра Бойко нравится это.
  10. Действительно, кто же если не мы должны позаботиться о точности, своевременности оформления архивных документов, особенно тех, от которых зависит достоверное оформление работников на пенсию.
     
  11. А документы по заработной плате хранятся на предприятии 75 лет. Только после этого сдаются в архив.
     

Эту страницу находят по фразам:

  1. упрядосиваю архив

{sape}