Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Электронное делопроизводство - достоинства и недостатки

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Фаррух, 19 мар 2013.

  1. А все документы там подписывались электронными подписями. Например, выставляется там приказ какой-то или заявка на что-то, и по очереди(с самого низкого уровня до руководства) подписывается документ. Можно даже мониторить кто подписал, и кому еще надо.
     
  2. Интересная система, но не волновался шеф, что без его ведома подпишут нужные кому-то документы?

    Я, видимо, привыкла, что перед тем как подписать, надо читать.
     
  3. А почему он должен волноваться? Существуют же электронные подписи, доступ к которым имеет только определенный сотрудник. Т.е. есть специальные электронные ключи, сертификаты безопасности, принадлежащие только, например, этому начальнику, и таким образом он подписывает документ, предварительно прочитав конечно же там в программе.
     
  4. Начальница не усложняет вам жизнь, она все делает правильно. Ни одна проверка и ни один архив не будут брать у вас электронный документы. Хранятся и прошиваются только бумажные. А электронный документооборот скорее нужен для удобства хранения и поиска информации, но заменить бумажный он пока не может.
     
  5. Почему же? Дополнительно мы не распечатывали эти документы и никуда не подшивали.
    А как же в банках тогда электронные платежные поручения? В банках их не распечатывают(которые клиент провел по клиент-банку), да и из клиентов мало кто распечатывает и приносит проштамповать в банк. Скоро все перейдут на электронный документооборот. Будут экономить бумагу, принтеры и площадь помещений для хранения журналов и документов.
     
  6. Я имею ввиду журналы регистрации документов, приказы, личные карточки сотрудников, табеля учета рабочего времени. Все равно все эти документы необходимо вести в бумажном виде, т.к. любая проверка требует бумажные документы с реальными подписями и печатями, а не электронные аналоги.
     
  7. Странно, что при ведении электронного документооборота почти никто не переживает за утечку информации...Ведь к нам, к секретарям, в подобном случае вопросы могут возникнуть в первую очередь. Следовательно могу добавить, что очень важно использовать только проверенные сервисы обмена данными.
     
  8. Вообще странный подход? По-моему ваш начальник чего-то перестраховывается. Ну какой смысл дублировать, если есть журнал электронных документов, который можно открыть и посмотреть в любой момент. А что касаемо подписей, о которых тоже в теме идет речь, то существует такое понятие, как электронная подпись, которая признается наравне с обычной.
     
  9. Начальница у нас всегда была странной. По сегодняшний день ведется двойная запись: вручную записываем в журнал и ведем электронный журнал. Вот такие вот бывают начальники, она и слышать ничего не хочет.
     
  10. А, что удивительного? Сбои могут быть в электронном журнале (электрику вырубят или компьютер глюкнен), что тогда? Возобновлять все с нуля. Конечно, лишняя работа, но не чего сделаете. Главное, чтобы не наступил момент, когда придется благодарить начальницу.
     
  11. Это сильно потешит ее самолюбие и лишний раз докажет, что она всегда права. Что касается лишней работы, никто не хочет лишний раз делать то, что необязательно.
     
  12. А Вы уверенны, что программа сто процентовую гарантию, что не полетит? Что у Вас настолько мощный программист, что сумеете её восстановить? Не считаю, это лишней работой. Это подстраховка и весьма оправдана.
     
  13. Я не считаю, что программа может не полететь, но это уже работа другого человека - следить за компьютерной техникой и ее работой. Извините, но кроме записей в журнал, ест еще множество и других работ.
     
  14. Возможно, отвечу не в тему, но не могу не поделиться анекдотом из жизни. Я работала ну в очень небольшой фирме, поэтому приходилось трудиться в одном кабинете с директором. Первое время система у нас была такая: я распечатываю документ, отдаю начальнику, он изучает, может наложить резолюцию и возвращает его мне для подшивки. И это все в пределах одного кабинета:) При чем копии этих же документов хранились и в электронном виде. Большая часть из них являлась обычной перепиской, хранить которую на бумажном носителе необязательно. Отмечу, начальник с компьютером был не в ладах, поэтому предпочитал читать бумажные варианты документов. Хотя некоторые навыки работы с компьютерной техникой имел. Естественно, из-за большого количества таких бумаг, я не успевала их систематизировать и подшивать, поэтому они копились кучками и покрывались пылью. В итоге мне надоела эта макулатура, поэтому я поставила начальнику рабочий ноутбук, подключила его по локальной сети к своему компьютеру и передавала на него все приходящие по электронной почте документы, где их затем их и читал директор. В результате одни преимущества: экономия времени, расходных материалов для принтера, бумаги и т.п.


    Так к чему я это все веду. Моему начальнику новая безбумажная система так понравилась, что он всем хвастался нововведением. И вот однажды в разговоре со знакомым по телефону выдал шедевр: «Меня мой секретарь избавила от бумаг, теперь в туалет хожу только с ноутбуком!». :)


    Он то имел в виду, что я его так работой загрузила, что даже в туалет он ходит с ноутбуком. А на том конце провода могли понять, что я его, бедняжку, не только офисной, но даже и туалетной бумаги лишила. :p
     
    Яна нравится это.
  15. Восстанавливать данные придется не другому человек, то есть программисту, который, кстати, не отвечает за отключение/выключение света и прочих неприятностей, а именно секретарю, бухгалтеру и других специалистов. Расскажу, Вам ситуацию, в компании решили перейти на электронное делопроизводство. Взяли на работу хорошего программиста, который специально создавал программу для фирмы, но работники не спешили и по собственной инициативе данные вносили в журналы. И правильно делали. Программа летела несколько раз. Сейчас, вроде бы, все работает, но они (мои бывшие коллеги) и дальше делают двойную работу, за которую им, конечно, не доплачиваю, но нервы дороже.
     
  16. Хорошо, что ваш начальник начал овладевать компьютерной азбукой, а наша начальница только и умеет, что включать и выключать компьютер, и играть в пасьянсы на компе, в другом она даже разбираться не хочет. Обидно то, что при этом она всячески пытается учить всех, как правильно печатать и работать на компе.
     
  17. Если Вам настолько не нравится Ваша начальница, то зачем Вы работаете в компании? Ни одного приятного слова…Она, что монстр? С такими отношениями сложно вместе работать, секретарь, самый близкий сотрудник для начальника, его правая рука.
     
  18. Секретарем я работаю не у нее, но она мой непосредственный начальник. Я не скажу, что она монстр, но она человек настроения, под которого должны все подстраиваться. Почему не уйду с компании? Сейчас сложно найти хорошую работу, если найду – уйду с легкой душой.
     
{sape}