Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Электронное делопроизводство - достоинства и недостатки

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Фаррух, 19 мар 2013.

  1. Интересно было бы узнать, а каковы преимущества и недостатки электронного делопроизодства в отличие от обычного.
     
    Александер нравится это.
  2. Из недостатков могу вспомнить только один - зависимость от наличия электроэнергии. Преимуществ же масса. Это удобство и скорость визирования документов в филиалах, находящихся в разных городах. Это ускорение создания или поиска необходимого документа в базе данных, а также удобство исправления документа и его конфиденциальность.
     
  3. Преимуществ много, недостатки скорее технического характера.
    Помимо электроэнергии, в качестве недостатка еще могу отметить низкую скорость передачи данных, у нас главный сервер находится в Москве и весь оборот идет через него, сеть налажено не совсем корректно, поэтому некоторые файлы (сканы документов) нужно долго прогружать. Если предприятие не очень большое, и сервер не так загружен, то и эта проблема отпадает. Все остальное - только преимущества. Нам удалось почти совсем уйти от бумаг и традиционных журналов входящий и исходящей документации, ответственное лицо все отписывает на исполнителей непосредственно в программе, после чего исполнителю на электронную почту приходит уведомление. Таким образом никакие документы не теряются и, как правило, исполняются в срок.
     
  4. Тут не то что плюсы или минусы . Тут немного другое даже. Вот ситуация сервер находиться в другом офисе с электронными документами , а у вас интернет перестал работать.Или у вас двойная бухгалтерия . И как вы бы данные не шифровали бы , у вас может быть утечка информации через зашифрованный интернет .Даже бывают программисты высоко квалифицированные банки защищают от взлома. Но их всё равно взламывают Если кто то захочет весь сервер ваш может с документами взломать. К тому же могут попадаться не добросовестные сотрудники которые много расскажут о компании то чего не надо в конкурирующую фирму. А так если кипа бумаг лежит у секретаря в кладовке или на полке, то только она знает знает что где находиться или определенные сотрудники и.д.
     
  5. Смотря с какой стороны посмотреть. Утечка информации может быть в любом случаи, кто ищет, тот всегда найдет. На электронный документооборот переходят крупные компании, имеющие много подразделений. Такие компании итак у всех на виду и постоянно проверяются аудитами и госорганами. Секретарь же, как правило, в махинациях и двойных бухгалтериях руководства не участвует, а просто выполняет свои непосредственные функции. Сервер можно защитить паролем, но взламывают даже самые надежные банки, однако, это не значит, что они должны закрыть все счета и оставить записи только в сберкнижках. И если раньше секретарю и правда приходилось рыться в многочисленных папках и искать какой-то документ, то сейчас начальник сам может со своего рабочего места зайти на сервер и найти то, что ему нужно.
     
  6. У много проблем было с электронным делопроизводством. Программу нам поставили не совершенную. И быстродействие у нее было плохое, и ошибок много. Поэтому мы делаем двойную работу: ведем одновременно бумажное и электронное делопроизводство.
     
  7. Для меня электронный документооборот не имеет никаких недостатков. Правда, следует разобраться, что в данном случае имеется в виду.
    Крупные компании нанимают фирмы (или держат собственных разработчиков), которые внедряют СЭД в общем масштабе организации. Но это дорого... Ведь надо не только разработать, внедрить и отладить, но еще и сотрудников обучить и приучить к работе системы. При этом, пока дождешься, когда всё нормально заработает - повеситься можно.
    А мелкие и средние вообще чаще всего не считают нужным тратиться. И тогда проблема: секретарь крутится, как может; регистрацию ведет в том, что сама под это приспособит (Excel, например), а находить документы (даже 10-летней давности), по мнению руководителя, должна за секунды. Тут уж самой приходится мозги включать и осваивать что-то новое (Microsoft Outlook и InfoPath в этом смысле дают хорошие возможности). Пусть это будет электронное делопроизводство на одном рабочем месте, зато и знания новые приобретаешь, и работать легче.
    Для меня лично второй вариант оказался предпочтительнее. В другой ветке я уже размещала кое-что из этих скринов. Разработка моя, а довольны все.;)
     

    Вложения:

    Босс нравится это.
  8. о! главный минус СЭДА - энертность персонала. "это что же, мы теперь сами должны вводить в программу инфу о документе? я не секретарь!" - это из приличных отзывов. и вот один такой хмырь в цепочку попадет - вся система летит в тартарары.:(
    потом сканирование - это можно второе высшее получить, пока неспешная машина шуршит. на хороший (шустрый) сканер, естесно, денег нет.
    виснет.

    писать в тетрадочку - ваще алес o_O . хорошо, если у вашего предшественника почерк вменяемый. а если нет.... капец.

    уже говорила, что я полюбляю exсel: быстро, удобно, поиск за секунды, возможность под себя настроить без зазывания айтишника. доступно для "блондинок", опять-таки, халява. для небольшой компашки - конфетка. :)
     
  9. Ну, и правильно. В конце концов, каждый для себя выбирает что-то свое. Я Excel для других задач использую. Но тетрадочки.... журнальчики.... Если мне сейчас кто-нибудь такое предложит... Проще уволиться.
     
  10. Достоинств у электронного документооборота больше чем недостатков. Но вот вчера мне надо было срочно отправить по электронке важные документы, а интернет взяли и отключили. Как я только не поминал провайдера!
     
  11. У электронного документооборота тоже есть недостатки. Часто, отправив какой-либо документ на согласование или утверждение, приходится неоднократно звонить и просить рассмотрения. Таким образом, получение электронной подписи или резолюции затягивается по срокам.
     
  12. Преимуществ в электронном документообороте – масса, их не перечесть. А вот главным недостатком является подписание документа. Вот как по «электронке» подписать документ? Я не имею в виду электронную подпись, выполняющую роль пароля, а обычную подпись, придающую документу на бумажном носителе юридическую силу. И оттиск печати, кстати, тоже.
     
  13. Нет ничего проще. Если требуется официальное подтверждение подписи, то следует распечатать документ, дать на утверждение соответствующему начальнику, поставить печать и отсканировать. Потом проводить рассылку в электронном виде.
     
  14. У нас ведь вроде был приняты законы регулирующие электронный документооборот? Но что-то никаких существенных подвижек я пока не заметил.
     
  15. Мы раньше всю документацию вели вручную, потом ввели электронный вариант, но наша начальница решила усложнить нам жизнь: вести электронной делопроизводство и одновременно все записывать. Это был ужас, не успевал никто.
     
  16. Мне кажется, что в электронном делопроизводстве одни плюсы. Это очень удобно и намного быстрее. Да еще и бумага бережется. К тому же в таком случае, существует общая программа для предприятия.
     
  17. Бумага береглась раньше, когда печатали на пишущих машинках, там много экземпляров не напечатаешь. А теперь, помимо электронного документооборота, ведется еще и бумажный.
     
  18. У нас программу одну «хорошую» поставили, нумерация документов должна идти одна за одной. Например, сегодняшние документы ты не введешь до тех пор, пока не закончишь вводить вчерашние. При этом нам сказали заполнить архив за прошлый год. Сидим днями и ночами(((
     
  19. На моей первой работе был электронный документооборот. Очень удобно. Не надо никуда бегать за подписями, удобно искать документы. Нужная вещь! Вот только мало кто хочет заниматься созданием такого документооборота на самом предприятии, руководству проще подписать бумажки.
     
  20. В смысле не надо бегать за подписями? Расскажите, пожалуйста, подробней об этой программе? Искать документы удобно – это ясно, а вот, что подписывать документы не надо – этого я понять не могу.