Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Период хранения документов

Тема в разделе "Архивное дело", создана пользователем Ирина, 18 мар 2013.

  1. Посоветуйте, за какой временной период удобней хранить документы под рукой, в случае надобности.
     
  2. Если есть возможность, под рукой необходимо хранить на Ваше усмотрение и исходя из опыта работы, те документы, к которым больше всего приходится возвращаться. А временной период больше всего устанавливается в зависимости от специализации, минимум три года.
     
  3. Документы за последние три года лучше держать поближе. В каждом офисе и в каждой организации свои порядки, поэтому сложно однозначно ответить на ваш вопрос. Составьте свою систему, какие документы и за какой период обычно требуются.
     
  4. Не знаю у кого как, а у нас стоит длинный шкаф с полками, и на каждой полке стоят папки, поделённые по типу (приказы, договора и т.д.) и по годам. Документы, которые старше 5-ти лет хранятся в другой комнате в другом шкафу, но так же отсортированные по типу и по годам. Так любой документ очень просто найти.
     
  5. я слышала, что документы со сроком хранения менее 10 лет, в архив не передаются, а значит как-то хранить их надо в рабочей зоне. а те, что 10 лет и больше, в рабочей зоне держат примерно года 2, а потом по описи в архив скидывают.
    но у нас за 5 лет СТОЛЬКО (!!!) папок скапливается, что ой! никаких шкафов не хватит. поэтому у нас есть кладовочка, а-ля архив. туда тоже через 2 года, после закрытия дела, папки спроваживаются. раз в год - генеральная уборка =) - экспертиза с целью выудить и выкинуть просрочку.
     
  6. Всё зависит от размера Вашего документооборота. Обычно, организации под рукой хранят документы от 1 года до 3 лет. У нас для архивных документов отдельная комнатушка. Текущие документы хранятся в офисных шкафах, недалеко от рабочего места. Под рукой, храним документы только за текущий год, всё что позже текущего года - отправляю в архив.
     
  7. Главное в этом деле-уметь правильно отсортировать и разместить, что бы потом можно было найти без спешки, у нас по-разному бывало, часто из-за невнимательности приходилось запрашивать копии документов, если контора маленькая, то лучше ничего вообще не выбрасывать.
     
  8. Думаю, все документы лучше сохранять длительный период. Мало ли когда, понадобится какая-то нужная информация. А документы до трех лет вообще нужно хранить под рукой. Проверок сейчас много, и нужно быть всегда на чеку.
     
  9. В своей работе, Вы должны руководится нормативными актами, которые определяют хранения документации. Это будет самое правильное решение.
     
  10. Может ли кто-то из вас, товарищи дать исчерпывающий ответ, сколько минимум должны храниться документы со ссылкой на правовой документ, где это указано?
     
  11. Все норативные документы о срокам хранения разрабатываются для архивов. На производстве подавляющее большинство - со сроком храниния до 3 лет.
     
  12. В случае надобности под рукой должны находиться те документы, которые вам необходимы, которыми вы постоянно пользуетесь.
    Не захламляйте рабочее место, в стопке ненужных документов, сложно найти необходимый на данный момент.
    А что касается архивного хранения, у разной документации есть свой срок хранения.
     
  13. У меня огромное количество документов, поэтому хранить документы за предыдущие 3 года под рукой возможности нет. Храню за последние полгода. Остальные в архиве. Все, что свыше 3 лет по закону уничтожаются.
     
  14. Сроки хранения определяются типовыми и отраслевыми нормативными документами. На их основании в каждой организации составляется «Номенклатура дел», где указываются конкретные сроки (постоянно, временно (до 10 лет), длительно (свыше 10 лет).
     
  15. У нас на фирме документы до одного года хранятся в отделах (текущий архив). Документы со сроком хранения до 5 лет - во временном архиве, документы более продолжительного и постоянного хранения - в архиве длительного хранения. Каждый год в январе-феврале по описям документы за прошедший год сдаются во временный архив или архив длительного хранения. С архива временного хранения - на уничтожение, или в архив длительного хранения. Есть журнал, где отмечается -"взял - сдал", ставится подпись, дата. Я в приемной сижу с сотрудницей, которая и занимается архивом. Когда она отсутствует (отпуск, на больничном), отвечаю за архив я. В принципе, у нас с архивом полный порядок, хотя документов много.
     
  16. Как показывает практика, в каждой организации вырабатывается свой порядок работы с документами и зачастую это результат "проб и ошибок". Я просто написала об общем "ориентире" в этом вопросе.
     
  17. В нашей фирме не большие кабинеты, поэтому нет возможности держать возле себя хранить много документов. В столе лежат только текущие документы. Остальные расположены в соседней комнате-хранилище, где для каждого выделен шкаф. Это конечно не совсем удобно, но мы приспособились.
     
  18. Смотря чем вы занимаетесь. Если вы ведёте делопроизводство, то как правило часто нужны документы прошедшего и текущего года. Если вы ведёте кадровый учёт, то под рукой достаточно иметь личные дела работающих сотрудников.
     
  19. В зоне доступа, но не на самом рабочем месте, стоит хранить те документы, которые еще не охвачены аудиторской проверкой, а если по какой-то причине сама проверка ранее не проводилась, то те по которым не вышел срок исковой давности.
     
  20. Если подходить основательно - нужно разрабатывать распоряжение о формах учета и отчетности, где прописывать сроки, формы (бумажный, электронный документ), места хранения всей документации. На каждом предприятии своя специфика. У нас вот "Журналы работы доменных печей" должны храниться 30 лет.

    Это одно из требований при сертификации системы управления качеством в соответствии с требованиями ISO 9001.
     
{sape}