Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Правильно указать адресата.

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Татьяна80, 30 июл 2015.

  1. Уважаемые секретари, подскажите как лучше/правильнее оформить "шапку" письма с указанием адресата. Во всех ли письмах нужно указывать адрес получателя? Каков порядок правильнее: Ф. И. О. адресата, должность, место работы, адрес? Или писать в обратном порядке, начиная с адреса или организации? А может есть разные письма, где нужно по-разному указывать? И не будет ли считаться дурным тоном, если "шапку" с указанием адресата, выделять жирным шрифтом?
     
  2. Жирным не нужно делать. Сначала указываете адрес, далее уже наименование организации, и ФИО получателя.
     
  3. Можно конечно и так, как вам советовали выше. Но лучше в вопросах делопроизводства придерживаться требований соответствующих нормативных документов. А исходя из требований ГОСТ О 6.30-2003 и соответствующих методических рекомендаций, порядок реквизита адресат : должность получателя, наименование организации, Ф.И.О. получателя, почтовый адрес в формате Правил оказания услуг почтовой связи.
    Выделять или нет адрес шрифтом, ГОСТом не регламентировано.
     
    Яна и Татьяна80 нравится это.
  4. Исчерпывающий ответ с некоторыми поправками: упомянутый ГОСТ "Р", а не "О"; согласно этому стандарту нет общей формы для адресата (очередность должности, Ф.И.О., название предприятия можно менять). Как по мне, то логичнее такая очередность:

    Генеральному директору
    ОАО «Северныерегионы»
    В.А. Лагунину
     
    Наталия нравится это.
  5. Никогда не стоял вопрос принципиально. Главное правильно указать адрес и без ошибок название адресата, и уж конечно правильно ФИО адресата - могут обидеться))))
     
  6. :)
    Ну как это нет, когда вы сами привели пример из Методических рекомендаций к вышеназванному ГОСТу. ;)
     
  7. Придерживаться делового стиля необходимо, ибо все люди разные, но по мне, хоть горшком назови, лишь бы было ясно кому адресовано письмо.
     
  8. Там несколько вариантов. А я выбрала из того перечня оптимальный вариант, на мой взгляд. Там же допускается изменение местами должности, Ф.И.О., организации.
     
  9. Коллеги, возник такой вопрос. А какой смысл вообще в реквизитах адресата указывать его почтовый адрес, если при отправке документа по почте, его необходимо вложить в конверт?
     
  10. Абсолютно правильно! Нам даже возвращали некоторые письма, где реквизиты были указаны в неправильном порядке.

    Что касается выделения шрифтом, мы выделяем: «Уважаемый (ая) Ф.И.О.»
     
  11. Коллега, если честно, то я не знаю правильного ответа, но можно поразмышлять. Допустим, что конверт попал под дождь, адрес расплылся и чтобы спасти положение, письмо отправляется по тому адресу, что в письме. Кроме того, конверты выбрасываются в канцеляриях, а должностя и фамилии меняются. Скорее всего, что это архивам нужнее. А вы как думаете?
     
  12. С тем, что конверты выбрасываются в канцелярии не соглашусь. Иногда от штемпеля на конверте очень многое зависит. Таким образом можно доказать и обосновать те или иные действия (или же бездействие), что иногда бывает немаловажным для решения по существу определенных вопросов.
     
  13. В вашем примере оно уже у адресата. Его больше ненужно никуда отправлять.
     
  14. Сложно понять логику бюрократов, которые составляют правила, регламентирующие вопросы делопроизводства. Но секретарь обязан знать эти правила, чтобы суметь прикрыть свой тыл.
     
  15. Мы конверты всегда выбрасываем, только после того, как прочитаем письмо и зарегистрируем его как входящее.
     
  16. А у нас, после случившегося неприятного инцидента, от которого зависел вопрос наличия отправного штемпеля на конверте, все конверты теперь прикрепляем к документам - такое указание руководства.
     
  17. Нам почтальон приносит письма, и мы расписываемся в книге об их получении, и соответственно там ставится дата, адресат отправителя и подпись. А потом уже отдельно регистрируем сами письма.
     
  18. Я часто пишу письма в адрес высокопоставленных чиновников, поэтому приходится соблюдать обязательные правила написания официальных писем. Сначала необходимо указать должность, далее название организации и ее отдела, затем адрес и номер телефона, а только потом ФИО в родительном падеже.
     
  19. Коллеги!
    В ГОСТ все по полочкам расписано, в какой ситуации применять тот или иной вариант адресата.
     
    Босс нравится это.
  20. есть маленький секрет. для руководителя организации или подразделения наименование этой организации (подразделения) как бэ является неотъемлемой частью наименования должности.
    то есть, если пишем какому-нибудь клерку (не шефу), то по ГОСТУ выходит
    ооо Рога и копыта
    отдел кадров
    инспектору 2 разрядя
    А.Б.Свистушкиной
    если пишем например начальнику отдела кадров, то
    ооо Рога и копыта
    начальнику отдела кадров (наименование отдела входит в наименование должности)
    Б.Б.Сростипомовне

    если диру,то
    Генеральному директору ООО Рога и Копыта
    С.С.Задохлику