Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Телефонограммы и их учет.

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Татьяна80, 25 апр 2015.

  1. Раньше, в нашей Инструкции по делопроизводству был пункт по поводу оформления и контроля за исполнением телефонограмм. Со временем этот пункт убрали, но новый директор требует ввести отчетность за телефонограммы. Есть ли в вашей практике работа с телефонограммами и на сколько это важно?
     
  2. Если телефонограмма дублирует официальное приглашение, то есть напоминает о проведении каких либо мероприятий, то я даже не сообщаю начальнику о ней. Если информация приходит впервые, то я ее регистрирую в журнале входящей документации и проставляю отдельный номер с буквами ТФ, что бы было понятно откуда я взяла информацию.
     
  3. Раньше когда не было электронной почты, вели учет. Сейчас необходимость в этом учете отпала сама собой. Ведь рассылка приглашений, сообщений и т.п. идет по электронной почте. Распечатываю и регистрирую как входящую.
     
  4. Регистрируйте в журнал как простую входящую корреспонденцию. В обязанности секретаря вообще входит много чего за что не платится.
     
  5. Легче всего завести обычную тетрадь с минимальным количеством граф. Дата. Текст, Передал, Принял. У нас такая у секретаря хранится. После проверки вышестоящей решили, что так легче дышать будет. Чистая формальность.
     
    Александра Бойко нравится это.
  6. А что у вас нет такого, когда звонит вышестоящая организация и в авральном режиме требует какой-то отчет (на вчера)? Или наоборот, когда ваша организация - соисполнитель и вы по телефону срочно диктуете (описываете) первому исполнителю суть проблемы? Такое же тоже нужно как-то фиксировать.
     
  7. У нас тоже, чисто формальный подход к этому вопросу. Заведен журнал учета, но телефонограммы теперь практикуются очень редко и их там насчитывается всего несколько штук.
     
  8. Телефонограмма - такой же входящий документ, как и другие. Регистрирую в общем журнале, в специальной строке указываю тип документа. Правда часто "вдогонку" получаю оригинал с печатью и подписью, тогда прежний документ заменяю новым, а в журнале делаю пометку о наличии оригинала.
     
  9. В нашей организации ТЛФ бывают очень редко, но они всегда имеют высокую важность. Учета журнала входящих и исходящих ТЛФ у нас не предусмотрено, поэтому порядковый номер присваивается, как обычным входящим или исходящим документам. В ТЛФ чаще всего важная информация, поэтому после регистрации, сразу директору на стол.
     
  10. Никогда не бывает телефонограмм. Распоряжения и другая важная информация передается посредством электронной почты.
     
  11. Я думаю, что все-таки телефонограмма отличается от обычного телефонного звонка, даже самого важного. К нам телефонограммы поступают редко, но на моей памяти была пара случаев. Звонящий так и говорит: "Примите телефонограмму". Не просто своими словами описывает суть проблемы или дает задание, а именно диктует то, что написано в телефонограмме, без всякой отсебятины. Обязанность секретаря - записать текст телефонограммы, фамилию, инициалы и должность передавшего. А также дату и время получения. У нас нет отдельного журнала для регистрации телефонограмм, так как они бывают очень редко. Я распечатывала на бумаге полученный текст и остальную информацию и регистрировала телефонограмму в журнале входящей корреспонденции.
    А вот для входящих звонков у нас есть специальная амбарная книга, где указывается кто звонил, в какое время и суть звонка. Это важно, когда начальника долго нет на месте, а нужно доложить ему обо всех звонках. А уж важные они или нет - решать начальнику.
     
  12. В своей практике я сталкивалась с телефонограммами только во время работы в школе. Все происходило аналогично: звонили из районо или облоно, просили принять телефонограмму и необходимо было все дословно записать в журнал регистрации телефонограмм.
     
  13. Я ни разу не принимала телефонограмму. Но мне кажется, если возникнет такая необходимо, главное дословно записать текст сообщения и узнать координаты отправителя. А заводить журнал под телефонограммы я не вижу смысла. По сути телефонограмма - это уже "вчерашний день".
     
  14. У нас на предприятии ведутся две книги телефонограмм: входящая и исходящая. И как я посмотрю, такой вид корреспонденции чаще встречается в госструктурах. В офисной деятельности это уже "прошлый век".