Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Протоколы совещаний

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Татьяна80, 8 апр 2015.

  1. Обязанности секретаря разнообразны и требуют многогранных знаний. У меня вопрос о подготовке протоколов совещаний: как быстро требуется подать начальнику готовый протокол после совещания; нужно ли давать копии протокола исполнителям или достаточно ознакомить их с заданиями под подпись?
     
  2. Протокол обычно готовится в течении дня. Если не успеваете то на следующий день. Копии протокола можно дать участвующим, а можно и ознакомить под роспись.
     
  3. Срок подготовки протокола определяется непосредственно руководителем, но обычно не превышает 5-ти дней. Если у вас небольшая организация, то можно приложить лист ознакомления, чтобы довести информацию до сотрудников.
     
  4. У нас протокол готовится в течение дня, а лист ознакомления рассылается по электронной почте всем участникам, т.к. большая часть находятся в разных офисах.
     
  5. В нашей организации заведено так: если совещание проходит в первой половине дня, то протокол составляется в этот же день, если во второй - на следующий день. Исполнители расписываются в листе ознакомления, копии делаем по требованию.
     
  6. В моем случае, протокол выполняется в этот же день, исполнители ставят свои подписи. Копий делать не приходилось.
     
  7. Все зависит в данном случае от пожеланий начальника. Иногда протокол делается сразу, а иногда на следующий день. Главное, чтобы все протоколы были подписаны и хранились в установленном месте.
     
  8. А иногда бывает и так что собрание проводится неофициально и никаких протоколов писать не нужно. А то в обязанности секретаря входят и кучу других функции, а оплата мизерная.
     
  9. Все зависит от важности, срочности рассматриваемого материала. Но в основном, протокол подается на подпись руководителю на протяжении суток.
     
  10. У нас протокол совещания должен быть готов к следующему дню. Я обычно печатала его сразу после совещания (пока не забыла, что было решено) У нас не принято надиктовывать секретарю. Что сумела записать, то и будет. Я не умею стенографировать, поэтому просто конспектировала, как умела, с сокращениями. К протоколу составляется лист ознакомления, на котором собираются подписи всех присутствовавших на совещании. А копии делаются только для тех, кому поручаются какие-то задания, которые стоят на контроле у генерального.
     
  11. В нашей организации протоколы составляются только в том случае, если совещание проходит с ГенПодрядчиками или СубПодрядчиками и протокол должен быть готов сразу после совещания. Чаще всего участники совещания не местные и на следующее утро уезжают к себе в города.
     
  12. К счастью, у нас не принято печатать протокол заседаний, иначе бы я вообще бы на работе жила. Конечно, есть исключение, когда протокол обязателен: заседания акционеров, переговоры с поставщиками и т.д.
    Если же это обычное заседание руководителей, то я просто конспектирую задания, а потом заношу их в специальный журнал и ознакомляю исполнителей под подпись.
     
  13. Может имеет смысл предложить руководству фиксировать на диктофон всё сказанное на совещаниях, а потом сохранять эту информацию на компьютере.
     
  14. У нас руководитель сам всегда определял срок подачи готового протокола. Как правило, на следующий день. Или к концу рабочего дня, если совещание было утром. Исполнителям копии расылались посредством электронной почты с уведомлением о прочтении.
     
  15. Во время учебы я летом подрабатывала пару месяцев секретарем в строительном управлении . Так вот у них на еженедельных совещаниях-летучках такой мат-перемат был, что такое фиксировать на диктофон и сохранять на компьютере как-то не очень. Ну что поделаешь, если люди не ругаются, а говорят на таком языке? Директор или главный инженер выругается, а потом глянет в мою сторону и скажет: "Извини". Девушка все-таки. А в протоколе все должно быть записано корректно и прилично.
     
  16. Там может фиксация на диктофоне с предварительным уведомлением об этом, поможет людям не выражаться нецензурно.
     
  17. У нас на предприятии сроки составления протокола устанавливает непосредственно руководитель, и уже после согласования всем исполнителям рассылаются копии.
     
  18. Лучше всего делать протокол сразу после совещания, не откладывая в долгий ящик.
    Меньше вероятность что-то упустить. И когда начинаешь формулировать пункты протокола, сразу становятся видны проблемные места. Бывает так, что нужно время для консультаций.
     
  19. Для того, чтобы не упустить чего-либо на совещании, с разрешения руководителя, я все же включаю диктофон. Хотя при написании протокола все же стараюсь некоторые пункты согласовывать с руководством.
     
  20. Если аудиозапись не применяется, то в этом случае от секретаря требуются определенные знания предмета обсуждения, чтобы суметь зафиксировать самое важное.
     
{sape}