Секретарь - человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что.

Количество копий входящей документации для исполнителей

Тема в разделе "Общее делопроизводство и документооборот", создана пользователем Татьяна80, 6 апр 2015.

  1. Хочу узнать у клуба секретарей о количестве копий документов, которые приходится делать. С вход. документами: размножаете именно ВЫ для исполнителей или отдаёте оригинал документа и исполнители сами (если их несколько) делают копии?
     
  2. Если Вы имеете ввиду обязанности секретаря по работе с входящей документацией, то при регистрации документа в книге входящей корреспонденции, руководитель (или руководитель отдела) либо же уполномоченный на то работник расписывает входящую корреспонденцию по отделам. Оригинал остается у секретаря, копий столько делаю, скольким отделам (работникам) расписан документ для исполнения либо ознакомления.
     
    Наталья06072015 нравится это.
  3. Все входящие зарегистрированные документы отдаются на резолюцию директору. Он расписывает, кому передать данный документ, затем я делаю столько копий сколько нужно и передаю под роспись исполнителям. Оригинал подшиваю в дело. Иногда директор ставит на документе контроль, для этих документов отдельная папка, со сроками исполнения. Как только они исполнены, тоже отправляются на подшивку.
     
    Наталья06072015 нравится это.
  4. У нас размножение копий документов для исполнителей проводит секретарь директора. Другие варианты не рассматривались.
     
  5. У нас на предприятии это даже не обсуждается, так как ответственным за оригинал документа является секретарь, он же и делает копии исполнителям.
     
    Наталья06072015 нравится это.
  6. Документ попадает изначально к секретарю, который его регистрирует и отдает руководителю. Руководитель расписывает его и указывает ряд исполнителей. К первому из них попадает оригинал, а к остальным копии (под роспись)
     
  7. Исполнителю даете копию а у себя оставляете оригинал. Я именно так и поступаю, потому что исполнители безответственны и часто теряют документы.
     
  8. Все зависит от ценности документа. Если контроль за исполнением какой-то строки возложен на меня, то оригинал я отдаю исполнителю, а себе оставляю копию с подписью и датой о получении. Если документ Важен для директора или главного инженера, то исполнителям отдаю копии, а оригинал оставляю у себя. Копии всегда делаю сама, потому что потом. концов у документов не найти, а отвечать в любом случае мне.
     
  9. Всем советую вводить электронный документооборот. Я просто сканирую входящий документ и прикрепляю его к электронному листу ознакомления. Одним кликом мышки ознакомлены все сотрудники. :)
     
  10. Я не согласна с этим. Руководитель решает, перенаправить входящий документ. Обязанность секретаря - зарегистрировать документ, передать руководителю на резолюцию. Затем оригинал отдается тому сотруднику, которого указал руководитель. Этот сотрудник и отвечает за сохранность документа. Что значит сотрудники безответственны? Как правило, документы передаются руководителям отделов. Вряд ли безответственного человека назначат руководителем.
    А по существу вопроса у нас так: секретарь делает копии документа для подшивки в папку и для передачи исполнителям, указанным в резолюции на втором и последующих местах.
     
  11. У нас с введением электронного документооборота задача ассистента теперь по корреспонденции свелась к внесению задачи для сотрудника в программу http://www.docsvision.com/products/upravlenie-dokumentami/ со сканом документа, установки срока выполнения и отслеживания выполнения задачи с последующим отчетом руководителю. Оригинал документа с резолюцией хранится у ассистента.
     
  12. А что делать, если оригинал входящего документа на почти 60 страниц? А исполнителей 4? Делаете всем копии?
     
  13. зачем делать копии, если в 21 веке уже изобрели электронную почту? (про СЭД молчу, ибо данная опция пока еще в большинстве случаев диво дивное :D)
    сканим, рассылаем. удобно же и бумагу (читай лесные насаждения) экономим вкупе с тонером и своим временем.
     
  14. docsvision - худшая из СЭДов. громоздкая, сложная в обслуживании. что-то обновить - только через представителей. "честный отъем денег" за нечестное качество
     
  15. +100500
    оригинал - первому, указанному в резолюции.
     
  16. как? а если потеряет?:eek:
     
  17. у нас электронный документооборот, поэтому при утере бумажного оригинала остается его цифровая копия.